Wichtige Tipps zu der Betriebsprüfung

Die wichtigsten Infos und Tipps rund um die Betriebsprüfung  

Früher oder später kann jeder Unternehmer, Gewerbetreibende und Freiberufler darüber informiert werden, dass sein zuständiges Finanzamt eine Betriebsprüfung durchführen möchte. Dabei kann es viele unterschiedliche Auslöser für die angekündigte Außenprüfung geben.

So ist eine Möglichkeit, dass der Steuerpflichtige  nach dem Zufallsprinzip ausgewählt wurde und nun eben an der Reihe ist.

Genauso ist aber möglich, dass stark schwankende Gewinne, Auslandsgeschäfte, die Klärung des aktuell vorliegenden Steuerstatus oder andere strittige Steuersachverhalte das Finanzamt zu einer Betriebsprüfung veranlassen. Vermutlich kein Steuerpflichtiger wird mit Begeisterung auf die Ankündigung reagieren, denn eine Betriebsprüfung ist immer mit einem Zeit-, Arbeits- und Kostenaufwand verbunden.

Dies ist auch dann der Fall, wenn die Betriebsprüfung letztlich keine veränderten Steuerbescheide mit sich bringt, denn die Unterlagen müssen schließlich vorbereitet, es muss Zeit investiert und auch der Steuerberater möchte entsprechend honoriert werden. Trotzdem ist eine angekündigte Betriebsprüfung kein Grund, um in Panik zu geraten.

Vielmehr sollte der Steuerpflichtige die Ruhe bewahren, selbstbewusst mit der Situation umgehen und sich kooperativ verhalten.   

  

Die wichtigsten Infos und Tipps rund um die Betriebsprüfung

In aller Regel kündigt das Finanzamt eine Betriebsprüfung zwei bis vier Wochen vor dem Termin, an dem die Betriebsprüfung beginnen soll, an. Normalerweise beläuft sich der Zeitraum, der überprüft wird, dabei auf die vergangenen drei Jahre. Grundsätzlich kann der Prüfzeitraum aber auch erweitert werden, wenn beispielsweise Abweichungen von der Ordnungsmäßigkeit auftauchen.

Insgesamt verfügen die Prüfer über umfangreiche Kontrollmöglichkeiten, angefangen bei ausgeklügelter Software bis hin zu aktuellsten Hilfsmitteln online.

Einem Prüfer etwas vormachen zu wollen, ist daher die denkbar schlechteste Strategie und wird in aller Regel auch keinen Erfolg haben. Hinzu kommt, dass erhebliche Bußgelder drohen, wenn der Steuerpflichtige die Betriebsprüfung mutwillig erschwert oder hinauszögert. So urteilte der Bundesfinanzhof (Az.: IV B 120/10), dass der Betriebsprüfer ein sogenanntes Verzögerungsgeld zwischen 2.500 und 250.000 Euro verhängen kann, wenn der Steuerpflichtige seiner Mitwirkungspflicht nicht nachkommt und beispielsweise geforderte Unterlagen nicht fristgerecht zur Verfügung stellt.

So weit muss es aber nur in Ausnahmefällen kommen, denn wer seine Steuern korrekt erklärt und seine Bücher ordnungsgemäß führt, muss vor einer Betriebsprüfung keine Angst haben. Auch ein Betriebsprüfer ist nur ein Mensch, der seine Arbeit macht. Im Normalfall wird er dabei fair vorgehen und so mancher Betriebsprüfung ist es letztlich zu verdanken, dass steuerlich unsichere oder strittige Sachverhalte zugunsten des Steuerpflichten geklärt werden konnten. 

Der Ablauf einer Betriebsprüfung

Grundsätzlich gliedert sich eine Betriebsprüfung in folgende Schritte: 

1. Der Steuerpflichtige stellt die relevanten Unterlagen zusammen
und übergibt sie dem Prüfer.

Nachdem die Betriebsprüfung angekündigt wurde, besteht der erste Schritt für den Steuerpflichtigen darin, alle die Unterlagen zusammenzustellen, die für die Prüfung relevant sind. Hierzu gehören hauptsächlich alle buchhalterischen Belege wie Kontoauszüge, Rechnungen, Übersichten zu Betriebsausgaben und Gewinnermittlungen oder Fahrtenbücher.

Die Unterlagen sollten dann noch einmal daraufhin überprüft werden, ob sie den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen und die betriebliche Veranlassung erkennbar ist. Andernfalls kann es nämlich passieren, dass die Unterlagen nicht anerkannt werden.  Der Beginn der Betriebsprüfung kann vor Ort, in der Kanzlei des Steuerberaters oder im Finanzamt stattfinden.

Da in den meisten Fällen Geschäftsräume steuerlich geltend gemacht werden, wird der Betriebsprüfer einen Ortstermin vereinbaren wollen, um sich die Örtlichkeiten anzusehen. Sinnvoller ist aber, die Betriebsprüfung nicht vor Ort zu beginnen, um so aufkommende Fragen nicht unmittelbar beantworten zu müssen.

Besser ist es also, zunächst Rücksprache mit dem Steuerberater zu halten und gemeinsam mit ihm die Unterlagen noch einmal durchzugehen. Der Steuerberater hat außerdem die Möglichkeit, ein erstes Vorgespräch mit dem Prüfer zu führen. Die vorbereiteten Unterlagen sollte der Steuerpflichtige dann zum Finanzamt bringen und dem Prüfer persönlich übergeben.

Eventuell können schon bei der Übergabe erste Fragen geklärt werden und generell hinterlässt ein solches Gespräch einen deutlich positiveren Eindruck, als wenn der Steuerpflichtige die ganze Angelegenheit seinem Steuerberater überlässt. 

2. Die Betriebsprüfung wird durchgeführt.

Im Normalfall dauert eine Betriebsprüfung eine bis zwei Wochen lang. Wichtig dabei ist, dass der Steuerpflichtige sicherstellt, dass sich der Betriebsprüfer jederzeit an den Steuerberater wenden kann, falls Fragen auftauchen.

Treten Unstimmigkeiten auf, kann der Betriebsprüfer den Prüfungszeitraum erweitern, wodurch sich dann auch die Dauer der Betriebsprüfung entsprechend verlängert.

Generell bilden:

·         Investitionsabzugsbeträge,
·         Schuldzinsen,
·         der Vorsteuerabzug und Kleinbetragsrechnungen,
·         die Umsatzsteuer,
·         Sonderabschreibungen,
·         Betriebsausgaben und die Privatnutzung von Firmenwagen und Telefon sowie
·         die Privatkonten, falls Unstimmigkeiten in der Buchhaltung auftreten,

beispielsweise weil die Entnahmen für die Bestreitung des Lebensunterhalts nicht ausreichen,die Schwerpunkte einer Betriebsprüfung. Der Steuerpflichtige sollte die Fragen des Prüfers eindeutig beantworten und seine Angaben eventuell mit geeigneten Belegen nachweisen. 

   

3. Die Prüfungsfeststellungen werden bekanntgegeben
oder es folgt eine Schlussbesprechung.

Konnten alle offenen Punkte geklärt werden, wird der Prüfer seine Prüfungsergebnisse bekanntgeben. Sind Fragen offen geblieben, folgt eine abschließende Besprechung, an der auch der Steuerberater und/oder ein Rechtsanwalt teilnehmen können.

Im günstigsten Fall endet die Betriebsprüfung ohne verbleibende Feststellungen und damit bleiben auch die bisherigen Steuerbescheide unverändert. Sofern geänderte Steuerbescheide die Folge der Betriebsprüfung sind, kann der Steuerpflichtige Einspruch dagegen einlegen. Wird der Einspruch abgelehnt, kann der Steuerpflichtige erst vor einem Finanzgericht und schließlich vor dem Bundesfinanzhof klagen.

Generell sollte der Steuerpflichtige aber immer versuchen, eine Einigung mit dem Finanzamt zu erzielen, denn der Klageweg ist langwierig und teuer. Hinzu kommt, dass bei Gericht nicht nur ein Betriebsprüfer, sondern zusätzlich auch noch ein Richter überzeugt werden muss.

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