Die wichtigsten Infos zur Reisekostenabrechnung

Die wichtigsten Infos zur Reisekostenabrechnung 

Das deutsche Steuerrecht bezeichnet die Aufwendungen, die im Zusammenhang mit einer beruflich oder betrieblich bedingten Reise entstehen, als Reisekosten. Dabei wird dann von einer Reise gesprochen, wenn eine Abwesenheit sowohl von der regelmäßigen Arbeitsstätte als auch von der eigenen Wohnung vorliegt.

Eine beruflich oder betrieblich bedingte Reise ist gegeben, wenn die Reise mit der beruflichen Tätigkeit zusammenhängt und nicht nur aus rein privaten Gründen stattfindet. 

Wie lange die Reise dauert, spielt keine Rolle. Früher ging das Steuerrecht in aller Regel bis zu einer Dauer von maximal drei Monaten von einer Reise aus. Bei einer längeren Reisedauer wurde die Annahme zugrunde gelegt, dass auch der Mittelpunkt der Lebensführung verlagert wurde und der Ort der auswärtigen Tätigkeit damit zur neuen regelmäßigen Arbeitsstätte geworden war. Diese Regelung wurde jedoch im Juli 2009 durch ein Urteil des Bundesfinanzhofs aufgehoben.   

Die wichtigsten Infos zur Reisekostenabrechnung

Die Kosten, die im Zuge der beruflich bedingten Reise entstanden sind, können steuerlich geltend gemacht werden. Bei Gewerbetreibenden und Freiberuflern gehören die Reisekosten zu den Betriebsausgaben, Nichtselbstständige können sie als Werbungskosten absetzen. Um die Reisekosten abzurechnen, gibt es verschiedene Möglichkeiten.

So können die tatsächlichen Aufwendungen anhand von Rechnungen, Quittungen und Belegen ermittelt werden. Die Alternative dazu ist, die Reisekosten anhand von Pauschbeträgen festzulegen. Möglich ist aber auch, beide Varianten miteinander zu kombinieren, die entstandenen Kosten also teilweise über Nachweise und teilweise über Pauschalen abzurechnen.

Dabei teilt die Reisekostenabrechnung die Reisekosten in vier Kostenfaktoren auf: 

1. Die Fahrtkosten

Die Fahrtkosten umfassen die Aufwendungen für die Hin- und Rückfahrt sowie die Kosten für die Fahrten am Zielort. Bei längeren Geschäftsreisen können außerdem auch die Kosten für Heimfahrten während der Reisedauer als Fahrtkosten geltend gemacht werden. Welches Verkehrsmittel bei der Geschäfts- oder Dienstreise benutzt wird, bleibt dabei grundsätzlich der Wahl des Reisenden überlassen.

Reist er per Mietwagen, Flugzeug, Zug, Fähre oder mit einem anderen öffentlichen Verkehrsmittel, können die entstandenen Kosten in der nachgewiesenen Höhe abgesetzt werden. Fährt der Reisende mit seinem privaten Fahrzeug, stehen drei Abrechnungsvarianten zur Auswahl.

Die erste Möglichkeit ist ein Einzelnachweis, bei dem der Reisende die tatsächlichen Kosten durch ein Fahrtenbuch oder eine detaillierte Aufzeichnung mit entsprechenden Belegen abrechnet. Die zweite Möglichkeit besteht darin, einen fahrzeugindividuellen Kilometersatz zu ermitteln, wobei auch hier meist ein Fahrtenbuch als Nachweis erforderlich ist. Die dritte und am häufigsten genutzte Variante ist die Abrechnung per Kilometerpauschale. Diese liegt für Pkws bei 30 Cent pro gefahrenem Kilometer.

Bei Motorrädern und Motorrollern können 13 Cent pro Kilometer und bei Fahrrädern 5 Cent pro Kilometer angesetzt werden. Mit der Kilometerpauschale sind alle Kosten, die üblicherweise beim Betrieb eines Fahrzeugs entstehen, also beispielsweise Reparaturen und Wartungen sowie Steuern und Versicherungen, abgegolten. 

2. Die Übernachtungskosten

Als Übernachtungskosten können die Kosten abgerechnet werden, die für die Übernachtung in einem Hotel, einer Pension, einem Appartement, einer Herberge oder einer Zweitwohnung entstanden sind. Allerdings umfassen die Übernachtungskosten auch tatsächlich nur die Kosten für die Übernachtung.

Nebenkosten, die beispielsweise für die Nutzung von Telefon, Internet oder Fernseher, für die Minibar oder für den Parkplatz angefallen sind, gehören somit nicht zu den Übernachtungskosten.

Gleiches gilt für das Frühstück. Ist es nicht möglich, die Frühstückskosten eindeutig zu ermitteln, müssen bei einer Übernachtung im Inland 4,80 Euro vom Rechnungsbetrag abgezogen werden. Bei einer Übernachtung im Ausland wird als Kostenanteil für das Frühstück der Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand um 20 Prozent gekürzt.   

3. Der Verpflegungsmehraufwand

Bei einem Aufenthalt außerhalb kann sich der Reisende im Normalfall nicht so kostengünstig verpflegen wie dies der Fall ist, wenn er sich in seiner Wohnung und an seiner regelmäßigen Arbeitsstätte aufhält. Diese höheren Ausgaben können über den sogenannten Verpflegungsmehraufwand abgerechnet werden. Da es jedoch zu aufwändig wäre, alle Kosten einzeln zu ermitteln, gibt das Steuerrecht Pauschbeträge vor.

Diese Pauschbeträge werden auch als Tagegeld bezeichnet und müssen angesetzt werden, selbst wenn die entstandenen Kosten nachweislich höher sind. Bei Reisen im Inland sieht das Steuerrecht pro Kalendertag

·         6 Euro bei einer Abwesenheit zwischen acht und 14 Stunden,

·         12 Euro bei einer Abwesenheit zwischen 14 und 24 Stunden sowie

·         24 Euro bei einer Abwesenheit von über 24 Stunden vor.

Führt die Reise ins Ausland, wird der Verpflegungsmehraufwand über die Pauschbeträge abgerechnet, die für das jeweilige Zielland gelten. Sind für das Zielland keine Pauschalen definiert, erfolgt die Abrechnung anhand der Pauschbeträge für Luxemburg.  

4. Die Reisenebenkosten

Zu den Reisenebenkosten zählen prinzipiell alle die Aufwendungen, die im Zuge der beruflich bedingten Reise entstanden sind und nicht über die Fahrtkosten, die Übernachtungskosten oder den Verpflegungsmehraufwand abgedeckt sind.

Als Reisenebenkosten kommen somit unter anderem Park- und Straßengebühren, berufliche Telefonate, Entgelte für die Gepäckaufbewahrung, Umbuchungs- oder Stornokosten im Zusammenhang mit der Reise oder auch Trinkgelder in Frage.

Die Reisenebenkosten können in tatsächlicher Höhe abgerechnet werden, wenn sie anhand von Rechnungen und Quittungen oder auch Eigenbelegen glaubhaft nachgewiesen werden können. Der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer die vollen oder anteilige Reisekosten steuerfrei erstatten. In diesem Fall kann der Arbeitnehmer die steuerfrei erstatteten Reisekosten allerdings nicht mehr als Werbungskosten in seiner Einkommenssteuererklärung geltend machen.

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