Sonderausgaben Weiterbildung – Weiterbildungskosten
Schnellüberblick: Die wichtigsten Punkte
- Werbungskosten statt Sonderausgaben: Beruflich veranlasste Weiterbildungen und Umschulungen können grundsätzlich als Werbungskosten ohne besondere Höchstgrenze abgesetzt werden; der Sonderausgabenabzug bis 6.000 Euro pro Jahr betrifft vor allem eine erstmalige Berufsausbildung oder ein Erststudium außerhalb eines Dienstverhältnisses.
- Beruflicher Zusammenhang ist entscheidend: Nicht die Kursbezeichnung, sondern der konkrete Bezug zur aktuellen oder angestrebten Tätigkeit zählt. Auch Weiterbildungen außerhalb des bisherigen Berufsbildes können anerkannt werden, wenn sie etwa für neue Aufgaben, einen Stellenwechsel oder eine konkrete Aufstiegschance erforderlich sind.
- Kosten und Nachweise vollständig erfassen: Neben Lehrgangsgebühren können unter anderem Fachliteratur, Material, Prüfungs- und Fahrtkosten absetzbar sein. Arbeitgebererstattungen müssen abgezogen werden; hilfreich sind Kursbeschreibungen, Zertifikate, Stellenausschreibungen oder eine Arbeitgeberbestätigung.
- Ablehnung prüfen und Frist beachten: Bei gemischt beruflich und privat nutzbaren Kursen ist eine nachvollziehbare Begründung besonders wichtig. Lehnt das Finanzamt die Kosten ab, kann innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe des Steuerbescheids Einspruch eingelegt und der berufliche Zusammenhang durch zusätzliche Unterlagen belegt werden.
Eine Weiterbildung bzw. eine Umschulung kann bei Arbeitnehmern in der Regel als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden, wenn sie beruflich veranlasst ist. Dafür müssen nicht zwingend bereits im selben Zeitraum steuerpflichtige Einkünfte erzielt werden.
Wie bei allen anderen ausbildenden Maßnahmen gilt auch hier, dass nicht nur die Kosten für die „Wissensvermittlung“ abgesetzt werden können. Immer wieder kommen zu den üblichen Lehrgangsgebühren auch noch „Materialkosten“ bzw. Kosten für Literatur, die man für die eigene Vorbereitung bzw. Nachbearbeitung der Weiterbildung benötigt.
Als Sonderausgaben sind Bildungskosten nur im Rahmen einer erstmaligen Berufsausbildung oder eines Erststudiums, das zugleich eine Erstausbildung vermittelt, außerhalb eines Dienstverhältnisses bis zu 6.000 Euro im Kalenderjahr absetzbar.
Wesentlich „effektiver“ lassen sich beruflich veranlasste Weiterbildungs- und Umschulungskosten als „Werbungskosten“ absetzen, für die grundsätzlich keine besondere Höchstgrenze gilt.
Was alles als Weiterbildung gelten kann, ist sehr unterschiedlich und muss nicht zwangsläufig auch gleich im direkten Zusammenhang mit dem eigentlichen Beruf stehen. Es muss jedoch ein hinreichend konkreter, objektiv feststellbarer Zusammenhang mit einer beruflichen Tätigkeit und späteren steuerpflichtigen Einnahmen bestehen.
Grubenarbeiter beispielsweise, die eine Weiterbildung im Sanitätsbereich bzw. Rettungsdienst machen, um im Notfall helfen zu können, können eine solche Weiterbildung grundsätzlich ansetzen, wenn sie beruflich veranlasst ist.
Für viele weitere Berufe kann es ähnliche Weiterbildungen geben, die zwar nicht zum eigentlichen Berufsbild gehören, aber trotzdem für einen Beruf bzw. eine Betriebsart notwendig sind und deshalb auch als Werbungskosten für Weiterbildung abgesetzt werden können. In manchen Fällen muss man aber auch damit rechnen, dass das Finanzamt diese nicht anerkennt.
Wo genau hier die „Grenzen“ sind, ist vergleichsweise schwer auszumachen, weil die „Möglichkeiten“ sehr umfangreich sind und auch die „Ansichten“ mancher Finanzbeamter doch sehr schwanken können. Im Zweifelsfall kann man natürlich auch innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe Einspruch gegen einen Steuerbescheid einlegen.
Ob man es jedoch auch auf ein Gerichtsverfahren ankommen lassen möchte, sollte man sich im Einzelfall sehr genau überlegen. Verliert man so einen Prozess, trägt man grundsätzlich die Kosten des Verfahrens.
Deshalb sollte man sich immer auch mit seinem Steuerberater bzw. Anwalt sehr genau darüber unterhalten, ob sich so ein Verfahren wirklich lohnt oder nicht.
Entscheidend ist die berufliche Veranlassung
Gerade bei Weiterbildungen, die nicht eindeutig zum aktuellen Berufsbild gehören, kommt es weniger auf die Bezeichnung des Kurses an.
Wichtiger ist, warum die Maßnahme besucht wurde und welchen Bezug sie zur beruflichen Tätigkeit hat. Eine Weiterbildung kann also auch dann beruflich veranlasst sein, wenn sie nicht exakt dem bisherigen Jobtitel entspricht.
Hilfreich ist eine nachvollziehbare Begründung. Wer etwa in einem Betrieb mit besonderen Sicherheitsanforderungen arbeitet, kann eine Zusatzqualifikation im Rettungs-, Brandschutz- oder Sicherheitsbereich anders erklären als jemand, der denselben Kurs ausschließlich aus privatem Interesse besucht.
Auch ein geplanter Stellenwechsel, eine konkrete Aufstiegschance oder neue Anforderungen im Betrieb können für den beruflichen Zusammenhang sprechen.
Welche Hinweise dem Finanzamt helfen können
Bei unklaren Fällen lohnt es sich, die Weiterbildung nicht nur mit der Rechnung einzureichen. Sinnvoll sind zusätzliche Hinweise, die den beruflichen Zweck greifbar machen.
Dazu können zum Beispiel gehören:
- eine kurze Beschreibung der aktuellen Tätigkeit,
- ein Hinweis auf neue Aufgaben im Betrieb,
- eine Bestätigung des Arbeitgebers,
- Stellenausschreibungen, in denen die Qualifikation verlangt oder erwartet wird,
- Kursbeschreibung, Lehrplan oder Teilnahmebescheinigung,
- Nachweise über Prüfungen, Zertifikate oder berufliche Einsatzmöglichkeiten.
Diese Unterlagen ersetzen keine steuerliche Prüfung. Sie machen aber besser erkennbar, warum die Ausgabe nicht bloß privat motiviert war.
Vorsicht bei gemischt veranlassten Weiterbildungen
Manche Weiterbildungen haben berufliche und private Berührungspunkte. Das gilt zum Beispiel bei Sprachkursen, Kommunikationsseminaren, Persönlichkeitstrainings, Gesundheitskursen oder Führerschein- und Sicherheitslehrgängen. In solchen Fällen schaut das Finanzamt oft genauer hin.
Je allgemeiner der Nutzen einer Maßnahme ist, desto wichtiger wird die konkrete berufliche Einordnung. Ein Englischkurs kann privat sein, wenn er vor allem für Reisen genutzt wird. Er kann aber beruflich veranlasst sein, wenn regelmäßig internationale Kunden betreut werden oder die neue Stelle nachweislich Englischkenntnisse voraussetzt.
Ähnlich ist es bei Seminaren zu Kommunikation oder Stressbewältigung: Ohne erkennbaren Bezug zu konkreten beruflichen Aufgaben wirkt der private Anteil schnell zu stark.
Auch künftige Einnahmen können eine Rolle spielen
Eine Weiterbildung muss nicht immer unmittelbar im bestehenden Arbeitsverhältnis genutzt werden. Auch vorbereitende Maßnahmen für eine angestrebte berufliche Tätigkeit können steuerlich relevant sein, wenn der Zusammenhang ausreichend konkret ist.
Das ist besonders bei Umschulungen, beruflicher Neuorientierung oder Qualifizierungen für eine andere Tätigkeit wichtig.
Bloße Wünsche reichen dafür aber selten aus. Je genauer erkennbar ist, welcher Beruf angestrebt wird und wie die Weiterbildung dorthin führt, desto besser lässt sich der berufliche Anlass begründen. Ein Kurs „aus Interesse“ wirkt anders als eine Qualifikation, die zu einem klar beschriebenen Berufsziel passt.
Erstattungen und eigene Kosten sauber trennen
Zahlt der Arbeitgeber die Weiterbildung vollständig, entstehen dem Arbeitnehmer insoweit keine eigenen abziehbaren Kosten. Werden nur einzelne Teile übernommen, können regelmäßig nur die tatsächlich selbst getragenen Aufwendungen angesetzt werden.
Deshalb sollte klar erkennbar bleiben, welche Beträge selbst gezahlt wurden und welche Erstattungen bereits erfolgt sind.
Das betrifft nicht nur Lehrgangsgebühren. Auch Material, Fachliteratur, Prüfungsgebühren oder Fahrtkosten können betroffen sein, wenn sie ganz oder teilweise ersetzt wurden.
Für die Steuererklärung ist deshalb eine einfache Übersicht hilfreich: Welche Kosten sind entstanden, welche Beträge wurden erstattet und welcher Restbetrag blieb tatsächlich beim Arbeitnehmer hängen?
Eine kurze Begründung verhindert Rückfragen
Bei eindeutigen Pflichtfortbildungen reicht dem Finanzamt häufig die Art der Ausgabe. Bei ungewöhnlicheren Weiterbildungen ist eine kurze Erläuterung oft sinnvoll. Sie kann zum Beispiel lauten:
„Die Weiterbildung steht im Zusammenhang mit meiner Tätigkeit als … . Die vermittelten Kenntnisse werden für … benötigt. Der Kurs dient der Vorbereitung auf … / der Übernahme zusätzlicher Aufgaben / der Sicherung meiner beruflichen Einsatzfähigkeit.“
Eine solche Formulierung sollte natürlich zum tatsächlichen Sachverhalt passen. Sie hilft aber, den entscheidenden Punkt herauszustellen: Nicht die persönliche Weiterbildung an sich ist steuerlich ausschlaggebend, sondern der erkennbare Zusammenhang mit Erwerbstätigkeit und späteren steuerpflichtigen Einnahmen.
Bei Ablehnung nicht nur den Betrag prüfen
Wird eine Weiterbildung nicht anerkannt, sollte man nicht nur auf die Höhe der gestrichenen Kosten schauen. Entscheidend ist auch, mit welcher Begründung das Finanzamt die Anerkennung ablehnt. Manchmal fehlt lediglich ein Nachweis oder eine verständliche Darstellung des beruflichen Zusammenhangs.
In solchen Fällen kann eine sachliche Ergänzung der Unterlagen sinnvoller sein als ein sofortiger Streit über Grundsatzfragen. Erst wenn der berufliche Bezug trotz nachvollziehbarer Belege verneint wird, sollte genauer geprüft werden, ob ein Einspruch wirtschaftlich und rechtlich sinnvoll ist.
Dabei kommt es immer auf den Einzelfall, die mögliche Steuerersparnis und das Prozessrisiko an.
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