Ausbildungskosten Sonderausgaben
Schnellüberblick: Die wichtigsten Punkte
- Erstausbildung oder Fortbildung: Kosten einer ersten Berufsausbildung oder eines Erststudiums außerhalb eines Dienstverhältnisses können bis zu 6.000 Euro pro Kalenderjahr als Sonderausgaben abgezogen werden; beruflich veranlasste Fortbildungen, weitere Ausbildungen und Ausbildungsdienstverhältnisse fallen dagegen grundsätzlich unter die Werbungskosten.
- Steuerliche Wirkung beachten: Sonderausgaben wirken sich nur im Jahr der tatsächlichen Zahlung und nur bei ausreichend steuerpflichtigen Einkünften aus. Wer während der Erstausbildung keine Einkommensteuer zahlt, kann den Abzug daher häufig nicht oder nur eingeschränkt nutzen.
- Abziehbare Kosten richtig zuordnen: Berücksichtigt werden können unter anderem Lehrgangs-, Studien- und Prüfungsgebühren, Fachliteratur, Arbeitsmittel wie PC oder Notebook, Fahrtkosten sowie bestimmte Verpflegungs- und Unterbringungskosten – entscheidend sind Ausbildungsphase, beruflicher Zusammenhang und die jeweiligen steuerlichen Voraussetzungen.
- Nur selbst getragene Kosten ansetzen: Zuschüsse, Erstattungen und Kostenübernahmen durch Arbeitgeber oder Bildungsträger müssen abgezogen werden. Belege, Zahlungszeitpunkt und eine kurze Erklärung zur Nutzung größerer Anschaffungen sollten dokumentiert werden, damit die Ausgaben bei Rückfragen nachvollziehbar bleiben.
Wenn es um Ausbildungskosten geht, die man als Sonderausgaben ansetzen möchte, hat natürlich auch der Gesetzgeber seine eigene Definition davon, was als „Ausbildung“ oder „Weiterbildung“ gilt. Grundsätzlich versteht man unter einer Ausbildung bzw. einer Berufsausbildung eine „Wissensvermittlung“, die dazu dient, eine Qualifikation für einen bestimmten Beruf zu erwerben.
Für eine erstmalige Berufsausbildung im steuerlichen Sinne muss es sich zudem um eine geordnete Ausbildung handeln, die bei einer Vollzeitausbildung mindestens zwölf Monate dauert und mit einer Abschlussprüfung oder, wenn eine solche nicht vorgesehen ist, mit der planmäßigen Beendigung abgeschlossen wird.
Geht es dabei aber nur um eine „Weiterbildung“, bei der das vorhandene Wissen in einem Berufsfeld erweitert bzw. vertieft wird, wird diese nicht als abzugsfähige Sonderausgabe anerkannt.
Hier geht man dann von den Kosten einer Fortbildung aus. Sobald man es also mit Kosten für die Wissensvermittlung zu tun hat, muss man zumindest gegenüber dem Finanzamt zwischen Ausbildungs- und Weiterbildungskosten unterscheiden.
Fortbildungskosten und Werbungskosten
Während die Kosten einer ersten Berufsausbildung bzw. eines Erststudiums, soweit diese nicht im Rahmen eines Dienstverhältnisses stattfinden, bis zu 6.000 Euro im Kalenderjahr als Sonderausgaben angesetzt werden können, muss man sich bei den Fortbildungskosten daran machen, diese als „Werbungskosten“ anzusetzen.
Aber auch hier kann es im Einzelfall nötig sein, den beruflichen Zusammenhang einer bestimmten Fortbildung zu begründen.
Schließlich soll der Steuerzahler auch möglichst eindeutig belegen können, dass die Weiterbildung beruflich veranlasst ist bzw. in einem hinreichend konkreten Zusammenhang mit einer aktuellen oder angestrebten beruflichen Tätigkeit steht.
Ganz gleich, für welche „Variante“ der steuerlichen Absetzbarkeit man sich qualifizieren kann, so gilt doch für alle, dass Teilnahmegebühren, Lern- und Arbeitsmittel (Bücher/Papier/Möbel/PC/typische Berufskleidung etc.), Fahrtkosten, Kosten einer auswärtigen Unterbringung und ggf. Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer von der Steuer abgesetzt werden können, soweit die jeweiligen steuerlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Ob es sich dabei aber auch immer um Sonderausgaben handelt, ist noch einmal eine andere Frage. Mit einem guten Steuerberater an der Seite ist es aber auch kein Problem, prüfen zu lassen, ob und in welcher Form diese Kosten angesetzt werden können.
Wer in einer abhängigen Beschäftigung ist, sprich: „Angestellter“, kann sich alternativ als Mitglied im Rahmen der gesetzlichen Beratungsbefugnis von einem Lohnsteuerhilfeverein helfen lassen.
Hier sind qualifizierte Beratungsstellenleiter und Mitarbeiter tätig, die den Mitgliedern helfen und diese beraten. Mit einem flauen Magen muss man das aber normalerweise nicht über sich ergehen lassen, denn hier arbeiten diese Berater eben für die Mitglieder und vertreten deren steuerliche Interessen.
Erst die Reihenfolge klären, dann die Kosten sortieren
Praktisch hilft bei Ausbildungskosten eine einfache Reihenfolge: Zuerst sollte geklärt werden, ob es sich um eine erste Berufsausbildung, ein Erststudium, eine weitere Ausbildung oder eine berufliche Fortbildung handelt.
Erst danach lohnt sich der Blick auf die einzelnen Rechnungen. Denn dieselbe Ausgabe kann steuerlich unterschiedlich behandelt werden, je nachdem, in welcher Ausbildungsphase sie anfällt.
Wer zum Beispiel Fachliteratur, Prüfungsgebühren oder Fahrtkosten bezahlt, hat damit noch nicht automatisch Sonderausgaben. Entscheidend ist der steuerliche Zusammenhang.
Die Finanzverwaltung nennt als abziehbare Ausbildungskosten unter anderem Lehrgangs-, Schul- oder Studiengebühren, Arbeitsmittel, Fachliteratur, Fahrten zwischen Wohnung und Ausbildungsort sowie bestimmte Mehrkosten bei Verpflegung oder auswärtiger Unterbringung.
Warum der Zahlungszeitpunkt eine Rolle spielt
Ausbildungskosten sollten immer dem Kalenderjahr zugeordnet werden, in dem sie tatsächlich bezahlt wurden.
Das klingt nebensächlich, kann aber gerade am Jahresende einen Unterschied machen. Wird eine Prüfungsgebühr im Dezember überwiesen, gehört sie grundsätzlich in ein anderes Steuerjahr als eine Gebühr, die erst im Januar abgebucht wird.
Außerdem mindern Sonderausgaben nur dann spürbar die Steuer, wenn im betreffenden Jahr überhaupt steuerpflichtige Einkünfte vorhanden sind.
Wer während der ersten Ausbildung keine Einkommensteuer zahlt, profitiert deshalb unter Umständen weniger stark vom Sonderausgabenabzug als jemand, der parallel zur Ausbildung bereits Arbeitslohn versteuert. Das ist kein Fehler in der Steuererklärung, sondern eine Folge der begrenzten steuerlichen Wirkung von Sonderausgaben.
Eigene Belastung von Erstattungen trennen
Ein häufiger Stolperstein sind Erstattungen, Zuschüsse oder Kostenübernahmen. Steuerlich sollte nur das angesetzt werden, was man wirtschaftlich selbst getragen hat.
Wenn beispielsweise ein Bildungsträger, Arbeitgeber oder eine andere Stelle bestimmte Kosten vollständig ersetzt, lässt sich derselbe Betrag nicht noch einmal als eigene Ausgabe darstellen.
Sinnvoll ist daher, die ursprünglichen Kosten und die erhaltenen Erstattungen getrennt zu notieren. So bleibt nachvollziehbar, welcher Betrag am Ende tatsächlich selbst gezahlt wurde. Bei gemischt finanzierten Bildungsmaßnahmen ist diese Trennung oft wichtiger als eine lange Begründung.
Ausbildungsdienstverhältnis kurz prüfen
Besondere Aufmerksamkeit verdient die Frage, ob die Ausbildung Teil eines Dienstverhältnisses ist.
Die Lohnsteuer-Hinweise grenzen hier klar ab: Aufwendungen in einem Ausbildungsdienstverhältnis können Werbungskosten sein; eine bloße Förderung durch den Arbeitgeber, etwa durch Geldmittel oder ein Stipendium, reicht dafür allein nicht aus.
Das bedeutet in der Praxis: Nicht jede Unterstützung durch einen Arbeitgeber macht aus Ausbildungskosten automatisch Werbungskosten. Entscheidend ist, ob die Bildungsmaßnahme selbst Gegenstand des Arbeits- oder Ausbildungsverhältnisses ist. Wer unsicher ist, sollte Ausbildungsvertrag, Studienordnung, Arbeitsvertrag und Förderzusage getrennt bereithalten.
Kurze Notizen helfen bei Rückfragen
Das Finanzamt verlangt nicht immer sofort sämtliche Nachweise. Trotzdem ist es sinnvoll, größere Ausgaben kurz zu dokumentieren. Bei Fachbüchern reicht der Zusammenhang meist aus dem Titel oder Studienfach.
Bei Laptop, Tablet, Drucker oder Software ist eine kurze Notiz zur überwiegenden Nutzung für Ausbildung oder Studium hilfreicher als eine spätere Erklärung aus dem Gedächtnis.
Auch bei Fahrtkosten, auswärtiger Unterbringung oder Prüfungsgebühren lohnt sich eine saubere Ablage. Dabei geht es nicht darum, aus jedem Beleg eine kleine Steuerakte zu machen. Entscheidend ist, dass bei einer Rückfrage noch erkennbar bleibt, warum die Ausgabe zur Ausbildung gehörte und in welchem Jahr sie bezahlt wurde.
Kleines Beispiel zur Einordnung
Eine angehende Erzieherin besucht eine schulische Ausbildung, zahlt Prüfungsgebühren, kauft Fachliteratur und schafft ein einfaches Notebook für Unterrichtsmaterialien an.
Wurde vorher keine abgeschlossene Berufsausbildung oder kein abgeschlossenes Studium absolviert und liegt kein Ausbildungsdienstverhältnis vor, bewegt sich die Prüfung zunächst im Bereich der Sonderausgaben.
Anders kann es aussehen, wenn bereits eine abgeschlossene Berufsausbildung vorhanden ist oder die Bildungsmaßnahme erkennbar zur aktuellen oder künftigen beruflichen Tätigkeit gehört.
Dann kommt eher der Bereich der Werbungskosten in Betracht. Für die Steuererklärung ist deshalb nicht nur wichtig, welche Kosten entstanden sind, sondern auch, an welcher Stelle des beruflichen Werdegangs sie angefallen sind.
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