Sonderausgaben-Anlage
Schnellüberblick: Die wichtigsten Punkte
- Belege aufbewahren statt automatisch einreichen: Zahlungsbelege und weitere Nachweise müssen grundsätzlich nicht direkt mit der Steuererklärung abgegeben werden, sollten aber vollständig sortiert und auf Aufforderung des Finanzamts vorgelegt werden können.
- Ausgaben richtig zuordnen: Berufliche Fortbildungen gehören meist zu den Werbungskosten, Krankheitskosten eher zu den außergewöhnlichen Belastungen und beispielsweise Spenden, Kirchensteuer oder bestimmte Vorsorgeaufwendungen zu den Sonderausgaben.
- Passende Nachweise zusammenstellen: Je nach Ausgabe können neben Rechnung und Zahlungsbeleg auch Teilnahmebestätigungen, Spendenbescheinigungen, ärztliche Verordnungen oder andere gesetzlich vorgeschriebene Nachweise erforderlich sein.
- Bei Rückfragen oder Ablehnung gezielt reagieren: Eine kurze, sachliche Erläuterung reicht häufig aus; wird eine Ausgabe im Steuerbescheid nicht anerkannt, sollten die Begründung und die geltenden Fristen geprüft und der konkrete Streitpunkt im Einspruch klar benannt werden.
Ein wichtiger Nachweis für Sonderausgaben ist sicher der Zahlungsbeleg! Grundsätzlich müssen Belege aber nicht mit der Steuererklärung eingereicht werden. Sie sind aufzubewahren und auf Aufforderung des Finanzamts vorzulegen.
Aber vor allem, wenn es um „Sonderausgaben“ oder außergewöhnliche Belastungen geht, ist man ggf. auch verpflichtet, diese zu erklären bzw. zu belegen. Dabei reichen eigene „Erklärungen“ oder auch die „Kontoauszüge“ längst nicht immer aus.
Geht es zum Beispiel um außergewöhnliche Belastungen, die man wegen einer Krankheit steuerlich ansetzen möchte, so muss man je nach Art der Aufwendungen ärztliche Verordnungen oder in bestimmten Fällen ein amtsärztliches Gutachten bzw. eine Bescheinigung des Medizinischen Dienstes nachweisen können.
Dazu kommt auch noch, dass Aufwendungen für beruflich veranlasste „Weiterbildungen“ bzw. „Fortbildungsmaßnahmen“ bei Arbeitnehmern in der Regel zu den Werbungskosten und nicht zu den Sonderausgaben gehören. Oft muss man auf Nachfrage nachweisen, dass die Weiterbildung beruflich veranlasst ist, wenn man sie von der Steuer absetzen möchte.
Hier ist man dann vor allem als „steuerzahlender“ Arbeitnehmer gefragt. Der Chef muss nicht generell mitspielen. Eine Begründung des Chefs kann im Einzelfall aber als zusätzlicher Nachweis dienen.
So kann es auch mal sein, dass man dem Finanzamt eine „Begründung“ des Chefs vorlegt. Hier kann dieser genauer begründen, in welchem beruflichen Zusammenhang ein Arbeitnehmer eine Weiterbildung bzw. ein Seminar braucht.
Begründung für eine Sonderausgabe
Das „Wichtigste“ ist bei den Sonderausgaben deshalb nicht nur der Beleg, dass man diese Ausgaben hatte. Man muss auch nachweisen, dass die gesetzlichen Voraussetzungen für den Abzug erfüllt sind.
Eine allgemeine Notwendigkeit der Ausgaben muss jedoch nicht bei allen Sonderausgaben begründet werden. Auch wenn es weitestgehend gründliche Regelungen gibt, kann es im Einzelfall immer sein, dass der „Finanzbeamte“ eine Begründung bzw. eine Sonderausgabe nicht gelten lässt.
Dann gilt es eben, gegen die Entscheidung Einspruch einzulegen und das Finanzamt zu überzeugen oder sich gegebenenfalls mit Hilfe eines Anwalts vor dem Finanzgericht damit auseinanderzusetzen. Ein finanzgerichtliches Verfahren kann auch mal sehr lange dauern.
Deshalb sollte man auch immer die Möglichkeiten des Einspruchsverfahrens in Erwägung ziehen, mit denen sich ein gerichtliches Verfahren vermeiden lässt.
Damit spart man sich nicht nur eine Menge Stress, sondern auch ein sehr hohes Risiko, das Verfahren zu verlieren und die Kosten dafür auch noch aufgebrummt zu bekommen.
Unterlagen besser gleich sortieren
Hilfreich ist es, die Nachweise nicht erst dann zusammenzusuchen, wenn das Finanzamt nachfragt. Wer Sonderausgaben, Werbungskosten und außergewöhnliche Belastungen getrennt ablegt, kann später viel schneller reagieren. Dabei geht es nicht nur um den Zahlungsnachweis, sondern auch um den Zusammenhang der Ausgabe.
Bei einer Weiterbildung können zum Beispiel Rechnung, Zahlungsbeleg, Teilnahmebestätigung und eine kurze Notiz zum beruflichen Anlass zusammengehören. Bei Krankheitskosten kann neben der Rechnung auch entscheidend sein, ob eine ärztliche Verordnung oder ein anderer medizinischer Nachweis vorliegt.
Dadurch wird die Erklärung für das Finanzamt nachvollziehbarer, ohne dass man lange Briefe schreiben muss.
Kurze Erläuterungen statt langer Rechtfertigungen
Oft reicht eine sachliche, knappe Erläuterung mehr als eine ausführliche persönliche Begründung. Das Finanzamt muss erkennen können, worum es geht, wann die Ausgabe entstanden ist und weshalb sie steuerlich in der angegebenen Kategorie geltend gemacht wird.
Eine einfache Erläuterung könnte zum Beispiel lauten: „Die geltend gemachten Seminarkosten betreffen eine berufliche Fortbildung im Bereich Buchhaltung.
Die Inhalte stehen im direkten Zusammenhang mit meiner derzeitigen Tätigkeit.“ Mehr braucht es im ersten Schritt häufig nicht. Werden weitere Angaben verlangt, kann man diese gezielt nachreichen.
Auf die richtige Zuordnung achten
Gerade bei gemischten Themen entstehen schnell Fehler. Nicht jede Ausgabe, die privat bezahlt wurde, ist automatisch eine Sonderausgabe. Manche Kosten gehören eher zu den Werbungskosten, andere zu den außergewöhnlichen Belastungen oder sind steuerlich gar nicht abziehbar.
Deshalb lohnt sich vor dem Eintragen ein kurzer Plausibilitätscheck: Geht es um eine berufliche Ausgabe? Dann liegt oft eine Zuordnung zu den Werbungskosten näher. Geht es um gesetzlich anerkannte private Vorsorge, bestimmte Unterhaltszahlungen, Kirchensteuer oder Spenden, kann der Bereich Sonderausgaben betroffen sein.
Geht es um zwangsläufige besondere Belastungen, etwa im Krankheitsfall, kommt eher der Bereich außergewöhnliche Belastungen in Betracht.
Wenn das Finanzamt nachfragt
Eine Rückfrage des Finanzamts bedeutet nicht automatisch, dass die Ausgabe abgelehnt wird. Häufig fehlen nur Belege, Erläuterungen oder eine klare Zuordnung.
Dann sollte man genau auf die Formulierung im Schreiben achten: Wird nur ein Nachweis angefordert? Oder zweifelt das Finanzamt an der steuerlichen Einordnung?
Im ersten Fall genügt oft das Nachreichen der Unterlagen. Im zweiten Fall ist eine kurze, sachliche Begründung hilfreich. Dabei sollte man sich auf die konkrete Ausgabe beziehen und keine allgemeinen Ausführungen machen, die am eigentlichen Punkt vorbeigehen.
Fristen und Bescheid im Blick behalten
Wird eine geltend gemachte Ausgabe im Steuerbescheid nicht berücksichtigt, sollte man den Bescheid genau prüfen. Entscheidend ist, ob das Finanzamt die Ausgabe vollständig gestrichen, nur teilweise anerkannt oder anders eingeordnet hat. Gerade bei mehreren ähnlichen Positionen kann eine kleine Abweichung schnell übersehen werden.
Wer reagieren möchte, sollte Fristen beachten und die Unterlagen vollständig bereithalten. Es ist meist besser, den strittigen Punkt klar zu benennen, als pauschal gegen den gesamten Bescheid vorzugehen. So bleibt das Verfahren übersichtlicher und die Bearbeitung für beide Seiten einfacher.
Praktische Merkliste für Nachweise
Für viele Fälle ist eine kleine Unterlagenmappe sinnvoll. Darin können je nach Ausgabe enthalten sein:
- Rechnung oder Vertrag
- Zahlungsnachweis
- Bescheinigung, Teilnahmebestätigung oder Spendenbestätigung
- kurze eigene Erläuterung zum steuerlichen Zusammenhang
- ergänzende Nachweise, wenn das Gesetz sie für bestimmte Aufwendungen verlangt
Diese Vorbereitung ersetzt keine steuerliche Beratung. Sie sorgt aber dafür, dass man bei Rückfragen nicht erst lange suchen muss und die eigene Erklärung schlüssig bleibt.
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