Werbungskosten Sonderausgaben
Schnellüberblick: Die wichtigsten Punkte
- Werbungskosten sind keine Sonderausgaben: Werbungskosten, Betriebsausgaben und Sonderausgaben sind unterschiedliche steuerliche Kategorien. Entscheidend ist nicht der Name der Ausgabe, sondern der Anlass: beruflich, betrieblich oder privat.
- Selbstständige und Unternehmer müssen besonders sauber trennen: Kosten, die bei Arbeitnehmern Werbungskosten wären, können bei Selbstständigen häufig Betriebsausgaben sein. Eine doppelte Berücksichtigung ist aber nicht möglich.
- Weiterbildungskosten hängen stark vom Zusammenhang ab: Berufliche Fort- und Weiterbildungen nach einer Erstausbildung sind bei Arbeitnehmern meist Werbungskosten, bei Unternehmern oft Betriebsausgaben. Erstausbildung oder Erststudium außerhalb eines Dienstverhältnisses können dagegen als Sonderausgaben gelten.
- Belege, Erstattungen und gemischte Nutzung sind entscheidend: Wer Kosten erstattet bekommt, kann sie in der Regel nicht zusätzlich absetzen. Bei gemischt genutzten Arbeitsmitteln, Telefonkosten, Fahrtkosten oder Fortbildungsunterlagen sollte der berufliche oder betriebliche Anteil nachvollziehbar dokumentiert werden.
Werbungskosten und Sonderausgaben richtig unterscheiden
Werbungskosten sind in der Regel Ausgaben, die Arbeitnehmer haben, wenn sie sich darum bemühen, ihren Arbeitsplatz zu bekommen, zu erhalten oder ihren Arbeitsaufgaben nachzukommen. Zu den bekanntesten Werbungskosten gehören sicher die Fahrtkosten, wobei derzeit vor allem über die sogenannte „Pendlerpauschale“ diskutiert wird.
Obwohl Werbungskosten oft als „eigener“ Steuerfreibetrag geführt werden, ist es doch so, dass sie kein Teil der Sonderausgaben sind, sondern eine eigene Abzugsart.
Warum die richtige steuerliche Zuordnung wichtig ist
Für Selbstständige und Unternehmer ist die Situation etwas anders. Kosten, die mit Werbungskosten vergleichbar sind, können hier wesentlich häufiger auch als Betriebsausgaben in der Steuererklärung des Unternehmens angegeben werden.
Deshalb hängt es sehr vom Einzelfall ab, ob Aufwendungen eines Unternehmers oder eines Selbstständigen Betriebsausgaben oder persönliche Sonderausgaben sind. Gerade für Einzelunternehmer, die den Gewinn ihres Unternehmens über eine Einnahmenüberschussrechnung ermitteln können, ist es wichtig, hier zwischen betrieblichen Ausgaben und persönlichen Sonderausgaben zu unterscheiden.
Eine doppelte Berücksichtigung ist nicht möglich. Aber auch nicht alle Sonderausgaben lassen sich ohne Weiteres als Betriebsausgaben geltend machen.
Weiterbildung: Werbungskosten, Betriebsausgaben oder Sonderausgaben?
Wenn sich ein Unternehmer selbst weiterbildet, um seine Firma besser führen zu können, kann dies in der Regel auch als Betriebsausgabe geltend gemacht werden, sofern die Weiterbildung betrieblich veranlasst ist. Arbeitnehmer können diese Ausgaben einer Weiterbildung jedoch recht unterschiedlich ansetzen.
Obwohl grundsätzlich auch die Werbungskosten als Abzugsart in Frage kommen, ist es nur bei einer erstmaligen Berufsausbildung oder einem Erststudium außerhalb eines Dienstverhältnisses möglich, diese Kosten als Sonderausgaben steuerlich geltend zu machen.
Für berufliche Fort- und Weiterbildungen nach einer Erstausbildung kommen dagegen in der Regel Werbungskosten in Betracht. Voraussetzung für die Absetzbarkeit ist aber immer ein beruflicher Zusammenhang. Eine Begründung des Chefs kann hilfreich sein, ist aber nicht immer zwingend erforderlich.
Wenn der Arbeitgeber die Weiterbildung bezahlt
Andererseits hat man in der Regel keine eigenen Absetzmöglichkeiten, wenn der Chef die Kosten für so eine Weiterbildung übernimmt. Dabei gibt es dann zwar auch noch Absetzmöglichkeiten, allerdings gelten diese dann in der Regel nur für die Steuererklärung des Unternehmens.
Schließlich will das Finanzamt nicht doppelt zahlen oder der Chef auf seine Steuervorteile verzichten.
Entscheidend ist der Anlass der Ausgabe
Für die praktische Einordnung ist weniger der Name einer Ausgabe entscheidend, sondern der Anlass, aus dem sie entstanden ist. Eine Rechnung für Fachliteratur kann bei einem Arbeitnehmer beruflich veranlasst sein, bei einem Selbstständigen betrieblich veranlasst sein oder bei rein privatem Interesse steuerlich ohne Bedeutung bleiben.
Der gleiche Gegenstand kann also je nach Situation unterschiedlich behandelt werden.
Eine einfache Prüfreihenfolge für die Steuererklärung
Hilfreich ist eine einfache Reihenfolge bei der Prüfung: Zuerst sollte geklärt werden, ob die Ausgabe überhaupt mit steuerpflichtigen Einnahmen zusammenhängt. Danach stellt sich die Frage, ob dieser Zusammenhang zu einer nichtselbstständigen Tätigkeit, zu einer selbstständigen oder gewerblichen Tätigkeit oder eher zum privaten Lebensbereich gehört.
Erst wenn diese Zuordnung klar ist, lässt sich sinnvoll prüfen, ob Werbungskosten, Betriebsausgaben oder Sonderausgaben in Betracht kommen.
Gemischt veranlasste Kosten sorgfältig prüfen
Besonders aufmerksam sollte man bei Kosten sein, die sowohl privat als auch beruflich genutzt werden. Das betrifft zum Beispiel Arbeitsmittel, Telefonkosten, Fahrtkosten oder bestimmte Fortbildungsunterlagen.
Ist ein beruflicher oder betrieblicher Anteil klar erkennbar, kann eine Aufteilung möglich sein. Dafür braucht es aber eine nachvollziehbare Begründung, damit die Zuordnung bei Rückfragen des Finanzamts verständlich bleibt.
Erstattete Kosten können meist nicht zusätzlich abgesetzt werden
Auch die Person, die die Kosten tatsächlich trägt, spielt eine wichtige Rolle. Wer eine Ausgabe vollständig erstattet bekommt, ist wirtschaftlich in der Regel nicht selbst belastet. Dann fehlt häufig die Grundlage, um denselben Betrag zusätzlich in der eigenen Steuererklärung geltend zu machen.
Anders kann es aussehen, wenn nur ein Teil erstattet wird oder zusätzliche eigene Kosten entstehen, etwa Fahrtkosten, Materialkosten oder Übernachtungskosten im Zusammenhang mit einer beruflichen Maßnahme.
Besonderheit bei Arbeitnehmern mit Nebengewerbe
Für Arbeitnehmer, die nebenbei selbstständig tätig sind, ist die saubere Trennung besonders wichtig. Eine Ausgabe kann nicht einfach beliebig der steuerlich günstigeren Kategorie zugeordnet werden. Entscheidend ist, welcher Tätigkeit sie tatsächlich dient.
Wird ein Gegenstand sowohl für die Anstellung als auch für die selbstständige Nebentätigkeit genutzt, sollte die Nutzung möglichst realistisch und nachvollziehbar aufgeteilt werden.
Belege und kurze Notizen erleichtern die Zuordnung
Zur Absicherung empfiehlt es sich, Belege nicht nur aufzubewahren, sondern kurz zu erläutern. Auf Rechnungen, Teilnahmebestätigungen oder Zahlungsnachweisen kann eine kurze Notiz helfen: Wofür wurde die Ausgabe genutzt? Zu welcher Tätigkeit gehört sie? Gab es eine Erstattung durch Arbeitgeber, Auftraggeber oder eine andere Stelle?
Solche kleinen Hinweise sparen später oft viel Erklärungsaufwand.
Private und berufliche Zahlungen besser trennen
Sinnvoll ist außerdem, private und berufliche Zahlungen möglichst getrennt zu organisieren. Selbstständige und Unternehmer profitieren von einem klaren betrieblichen Zahlungsweg, weil sich die Ausgaben später leichter der Gewinnermittlung zuordnen lassen.
Arbeitnehmer können zumindest darauf achten, berufliche Belege gesammelt nach Themen und Steuerjahr abzulegen.
Erst der Zusammenhang, dann die Steuerkategorie
Nicht jede steuerliche Entlastung gehört automatisch in denselben Bereich der Steuererklärung. Werbungskosten, Betriebsausgaben und Sonderausgaben verfolgen unterschiedliche Zwecke.
Wer die Ausgabe zuerst nach ihrem Anlass, danach nach der eigenen Rolle und erst zuletzt nach der passenden Steuerkategorie sortiert, vermeidet viele typische Fehler bei der Einordnung.
Mehr Steuertipps, Steuerratgeber und Hilfen für allgemeine Steuern:
- Die wichtigsten Infos zur Reisekostenabrechnung
- Änderungen in Sozialausgaben – Elterngeld und Betreuungsgeld
- Mitteilungspflicht bei einer Erbschaft gegenüber dem Finanzamt
- Was ist und macht eigentlich ein Lohnsteuerhilfeverein?
- Die wichtigsten Fragen und Antworten zur Kirchensteuer
- Fragen und Antworten zur Grundsteuer
Übersicht:
Fachartikel
Verzeichnis
Über uns
- So setzt du Handwerkerkosten von der Steuer ab, 2. Teil - 17. August 2025
- So setzt du Handwerkerkosten von der Steuer ab, 1. Teil - 17. Juli 2025
- Die Steuerberatung wird teurer - 18. Juni 2025