Nebenkostenabrechnung prüfen und steuerlich absetzen, Teil 1

Nebenkostenabrechnung prüfen und steuerlich absetzen, Teil 1

Alljährlich flattert die Nebenkostenabrechnung des Vermieters ins Haus. Und oft wird zumindest eine kleine Nachzahlung fällig. Angesichts der Energiekrise im Jahr 2022 haben viele Mieter nun aber die Sorge, dass eine sehr hohe Betriebskostennachzahlung auf sie zukommt. Doch was zählt eigentlich zu den Nebenkosten? Wann muss die Abrechnung vorliegen? Darf der Vermieter den Abschlag erhöhen? Und können die Nebenkosten von der Steuer abgesetzt werden?

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Nebenkostenabrechnung prüfen und steuerlich absetzen, Teil 1

In einem zweiteiligen Beitrag beantworten wir die wichtigsten Fragen und erklären, wie der Mieter die Nebenkostenabrechnung prüfen und steuerlich absetzen kann:

Was zählt zu den Nebenkosten?

Zu den Nebenkosten gehören alle Kosten, die dem Vermieter dadurch entstehen, dass ein Mietobjekt genutzt wird. Darunter fallen unter anderem die Ausgaben für Reparaturen, den Hausmeister, die Wartung der Heizungsanlage, Versicherungen und Steuern.

Das Gesetz erlaubt dem Vermieter, einen Teil dieser Kosten auf den Mieter umzulegen. Voraussetzung dafür ist gemäß § 556 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch), dass im Mietvertrag vereinbart ist, dass der Mieter die Betriebskosten übernimmt.

Umlagefähige und nicht umlagefähige Nebenkosten

Die Nebenkosten, die der Vermieter an den Mieter weitergeben kann, werden als Betriebskosten oder umlagefähige Nebenkosten bezeichnet. Nach § 2 BetrKV (Betriebskostenverordnung) gehören dazu neben der Grundsteuer unter anderem die Kosten für:

  • Heizung und Warmwasser

  • Wasserversorgung und Entwässerung

  • Straßenreinigung und Müllbeseitigung

  • Gebäudereinigung, Gartenpflege und Reinigung des Schornsteins

  • Beleuchtung und Aufzüge

  • Hausmeister

Übrigens: Der Hausmeister als solcher zählt zwar zu den Betriebskosten. Steht der Hausmeister für Notfalldienste bereit, dürfen Extrakosten für diese Bereitschaft aber nicht auf den Mieter umgelegt werden. Das hat der BGH in einem Urteil entschieden (Az. VIII ZR 144/19).

Doch nicht alle Kostenfaktoren, die für den Vermieter anfallen, sind umlagefähig. An Nebenkosten, die dem Unterhalt des Gebäudes oder der Einrichtung einer Mietwohnung dienen, darf der Vermieter den Mieter nicht beteiligen.

Nach § 1 BetrKV zählen dazu zum einen die Verwaltungskosten. Sie schließen die Ausgaben für die Arbeitskräfte, die Einrichtungen und die Tätigkeiten ein, die im Zusammenhang mit der Verwaltung der Mietsache entstehen.

Zum anderen sind Kosten für die Instandsetzung und Instandhaltung nicht umlagefähig. Das betrifft Ausgaben, die der Vermieter investiert, um Mängel durch Abnutzung oder Alterung zu beheben und um sicherzustellen, dass die Mietsache bestimmungsgemäß genutzt werden kann.

Welche Angaben muss die Nebenkostenabrechnung enthalten?

Bei der Nebenkostenabrechnung muss der Vermieter einige formale Vorgaben beachten. Formfehler können sogar zur Folge haben, dass die Abrechnung nichtig ist und der Vermieter auf seinen Kosten sitzen bleibt.

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Grundsätzlich muss die Abrechnung folgende Daten und Angaben aufführen:

  • Zeitraum, auf den sich die Abrechnung bezieht

  • Zeitpunkt, an dem Abrechnung erstellt wurde

  • Mietwohnung, für die die Nebenkosten abgerechnet werden

  • Aussteller der Abrechnung, also zum Beispiel Vermieter oder Hausverwaltung

  • Auflistung der Gesamtkosten

  • Erklärung des Umlageschlüssels

  • Berechnung des Anteils, den der Mieter trägt

  • Abzug der geleisteten Vorauszahlungen

Wichtig ist außerdem, dass die Nebenkostenabrechnung einfach und verständlich ist. Jeder Mieter muss sie problemlos nachvollziehen können. Und je genauer die einzelnen Kostenfaktoren aufgeführt und erläutert sind, desto besser.

Wann muss die Nebenkostenabrechnung vorliegen?

In aller Regel bezahlt der Mieter die Nebenkosten als monatlichen Abschlag zusammen mit der Miete. Diese sogenannten Nebenkostenvorauszahlungen verpflichten den Vermieter gemäß § 556 BGB dazu, einmal pro Jahr eine Abrechnung zu erstellen.

Der Zeitraum, der abgerechnet wird, muss immer zwölf Monate betragen. In welchen Monat der Zeitraum beginnt, spielt dabei aber keine Rolle.

Die Nebenkostenabrechnung muss der Mieter spätestens zum Ende des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums erhalten haben. Andernfalls kann der Vermieter keine Nachzahlungen mehr fordern.

Hat der Vermieter zum Beispiel die Abrechnung der Nebenkosten für das Jahr 2021 dem Mieter nicht spätestens zum Jahresende 2022 zugeschickt, haben sich Nachforderungen in aller Regel erledigt.

Der Vermieter kann auch nicht damit argumentieren, dass er die Abrechnungen für die Jahre 2021 und 2022 zusammenfassen wollte. Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn der Vermieter belegen kann, dass er die verspätete Abrechnung nicht zu verantworten hat.

Das wäre zum Beispiel der Fall, wenn das Finanzamt den Grundsteuerbescheid verzögert erstellt hat.

Der Mieter hat bis zum Ende des zwölften Monats, nach dem er die Abrechnung erhalten hat, Zeit für eine Überprüfung. Hat der Mieter in Unkenntnis der Rechtslage Nachzahlungen geleistet, obwohl er die Abrechnung nach Ablauf der Zwölf-Monats-Frist bekommen hat, kann er seine Zahlungen zurückverlangen.

Andersherum muss der Mieter die zwölfmonatige Frist im Auge behalten, wenn sich aus der Abrechnung ein Guthaben ergibt und er die zu viel gezahlten Abschläge vom Vermieter zurückhaben möchte.

Erstellt der Vermieter gar keine Nebenkostenabrechnung, kann der Mieter die laufenden Nebenkostenvorauszahlungen zurückbehalten.

Darf der Vermieter die Nebenkostenvorauszahlungen erhöhen?

Es ist zulässig, wenn der Vermieter die Nebenkosten anhebt. Allerdings darf er dabei keine beliebigen Summen fordern, sondern muss sich an der Nebenkostenabrechnung des Vorjahres orientieren.

Haben die Vorauszahlungen des Mieters nicht ausgereicht und ergibt sich deshalb bei der Abrechnung eine Nachzahlung, kann er für den nächsten Abrechnungszeitraum höhere Abschläge ansetzen.

Die Erhöhung muss aber aufs ganze Jahr gesehen dem Betrag der Nachzahlung entsprechen. Zahlt der Mieter die Abschläge monatlich zusammen mit der Miete, erhöhen sich die Nebenkosten somit um ein Zwölftel der Nachforderung.

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Ein Beispiel: Der Mieter bezahlt jeden Monat Nebenkosten in Höhe von 100 Euro. Bei der Nebenkostenabrechnung ergibt sich eine Nachzahlung von 240 Euro.

Folglich kann der Vermieter die Abschläge für den kommenden Abrechnungszeitraum um 240 Euro : 12 Monate = 20 Euro pro Monat erhöhen. Künftig leistet der Mieter also monatliche Nebenkostenvorauszahlungen von 120 Euro.

Übrigens:

Es ist nicht zulässig, wenn der Vermieter übertrieben hohe Vorauszahlungen ansetzt. Andersherum verstößt er nach einem Urteil des BGH unter normalen Umständen aber nicht gegen vertragliche Pflichten, wenn er die Nebenkostenvorauszahlungen zu niedrig berechnet (Az. VIII ZR 195/03).

Besondere Umstände wären zum Beispiel gegeben, wenn der Vermieter ausdrücklich zusichert, dass die Höhe der Nebenkosten so angemessen ist oder er die tatsächliche monatliche Belastung verschleiern wollte, um den Mieter dadurch zum Abschluss des Mietvertrags zu bringen.

Dann wären die bewusst zu geringen Vorauszahlungen ein Vertragsverstoß. Den Nachweis darüber muss aber der Mieter führen.

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Bernd Schneider, - Finanzwirt, Marina Kozeck, Steuerfach-Angestellte, Joachim Kretschmann, - Finanzberater, sowie Ferya & Christian Gülcan , Unternehmer, Founder und Investoren mit ca. 30 Jahren Erfahrung in gewerblichen Steuerangelegenheiten, Redakteur/in und Betreiber/in dieser Seite, schreiben hier Wissenswertes , Ratgeber und Tipps zum Thema Steuern und Finanzen. Die Inhalte des Informationsangebots, stellen keine Finanzberatung oder Anlageberatung dar - somit ersetzen die Inhalte auch keine persönliche Beratung mit einen Finanzberater oder Steuerberater.

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