Nebenkostenabrechnung prüfen und steuerlich absetzen, Teil 2
Die Nebenkostenabrechnung des Vermieters liegt jedes Jahr im Briefkasten und eine kleine Nachzahlung ist keine Seltenheit. Doch seit der Energiekrise im Jahr 2022 befürchten viele Mieter eine sehr hohe Betriebskostennachzahlung. Da es rund um die Nebenkostenabrechnung regelmäßig Fragen und Unsicherheiten gibt, haben wir in einem zweiteiligen Beitrag die wichtigsten Infos zum Thema zusammengestellt.
Dabei haben wir in Teil 1 erklärt, was überhaupt zu den Nebenkosten zählt, welche Angaben die Abrechnung enthalten muss und welche Fristen für die Nebenkostenabrechnung gelten. Außerdem haben wir beantwortet, ob und wie der Vermieter die monatlichen Vorauszahlungen erhöhen darf.
Hier ist Teil 2!:
Inhalt
Wie kann der Mieter seine Nebenkostenabrechnung prüfen?
Unabhängig davon, ob eine Nachzahlung fällig ist oder nicht, sollte der Mieter die jährliche Nebenkostenabrechnung immer überprüfen. Dabei beginnt die Prüfung mit einem Blick in den Mietvertrag. Denn er enthält die vereinbarten Regelungen zu den Betriebskosten.
Vor allem ältere Mietverträge sehen oft Nebenkostenpauschalen oder Inklusivmieten vor. Mit solchen Pauschalen oder Mieten, die die Betriebskosten schon enthalten, sind alle Kosten abgedeckt.
Zusätzliche Nebenkosten kann der Vermieter nicht in Rechnung stellen. Vorsicht ist auch geboten, wenn der Mietvertrag schwammige Formulierungen enthält. Angaben wie zum Beispiel „zuzüglich der üblichen Betriebskosten“ haben wenig Aussagekraft. Denn wer definiert, was übliche und was unübliche Nebenkosten sind?
Ideal ist, wenn der Mietvertrag auf § 2 der Betriebskostenverordnung verweist. Darin sind alle Betriebskosten exakt aufgelistet.
Kosten, die über die dort genannten Aufwendungen hinausgehen, müssen ausdrücklich im Mietvertrag benannt sein. Andernfalls muss der Mieter diese Kostenfaktoren nicht übernehmen.
Sind die Regelungen im Mietvertrag in Ordnung, geht es mit der eigentlichen Abrechnung weiter. Hier sollte der Mieter nachsehen, ob der Vermieter die Einnahmen und Ausgaben so aufgeführt hat, wie es § 259 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) verlangt.
Dabei gehört zu den notwendigen Mindestangaben, dass der Vermieter
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die Gesamtkosten auflistet,
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den Verteilerschlüssel angibt und erläutert,
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den Anteil des Mieters berechnet und
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die erfolgten Betriebskostenvorauszahlungen aufführt.
Außerdem sollte der Mieter darauf achten, dass der Abrechnungszeitraum stimmt. Eine Nebenkostenabrechnung muss sich immer auf zwölf Monate beziehen. Weicht der Vermieter von diesem Zeitraum ab, ist die Abrechnung unwirksam.
Gibt es formal nichts zu beanstanden, sollte der Mieter einen Blick auf die Berechnung seiner Vorauszahlungen werfen. Angesichts der stark gestiegenen Energiekosten muss der Mieter zwar mit satten Aufschlägen rechnen.
Trotzdem könnte eine erhebliche Erhöhung auf einen Fehler zurückzuführen sein. Verneint der Vermieter einen Rechenfehler, vermutet der Mieter aber trotzdem zu hoch angesetzte Kosten, sollte er Akteneinsicht verlangen.
Der Vermieter ist dazu verpflichtet, dem Mieter auf Wunsch Einsicht in die Abrechnungsunterlagen zu gewähren. Und der Bundesgerichtshof (BGH) hat in diesem Zusammenhang entschieden, dass der Vermieter nicht nur die Rechnungen, sondern auch die dazugehörigen Zahlungsbelege offenlegen muss. Denn nur so kann der Mieter die Angaben tatsächlich überprüfen (Az. VIII ZR 118/19).
Für die Einsicht in die Akten muss der Mieter aber einen Termin mit dem Vermieter vereinbaren. Denn laut BGH kann der Mieter nicht verlangen, dass ihm der Vermieter Kopien der Unterlagen zuschickt.
Verweigert der Vermieter die Akteneinsicht, darf der Mieter die laufenden Nebenkostenvorauszahlungen zurückbehalten, bis die Sache geklärt ist.
Was tun, wenn die Abrechnung Fehler enthält?
Ist die Nebenkostenabrechnung falsch, kann der Mieter Widerspruch einlegen. Dafür hat er ab dem Zugang der Abrechnung zwölf Monate lang Zeit. Der Widerspruch selbst ist an keine besondere Form gebunden.
Damit der Mieter aber etwas in der Hand hat, auf was er sich berufen kann, sollte er der Abrechnung schriftlich widersprechen. Außerdem sollte er sicherstellen, dass er belegen kann, dass der Vermieter das Schreiben erhalten hat.
In seinem Widerspruch sollte der Mieter erläutern, worin er den Fehler sieht. Der Vermieter muss auf den Widerspruch reagieren. Und in den meisten Fällen findet sich eine Lösung. Sollte keine Einigung in Sicht sein, sollte sich der Mieter juristisch beraten lassen.
Denn die Nebenkostenabrechnung ist für den Laien mitunter schwer nachzuvollziehen und auch die Rechtsprechung zu diesem Thema ist komplex. Die Beratung durch einen Anwalt oder auch einen Mieterbund kann womöglich einen Rechtsstreit vermeiden.
Wie lassen sich die Nebenkosten steuerlich absetzen?
Die Betriebskosten sind steuerlich absetzbar. Das gilt insbesondere für die Reinigungs- und Wartungskosten. Die Aufwendungen für die Instandsetzung, Reparaturen und das Material werden hingegen nicht berücksichtigt.
Insgesamt kann der Mieter 20 Prozent der Kosten für die sogenannten haushaltsnahen Dienstleistungen und der Arbeitskosten von Handwerkerleistungen absetzen. Das gilt auch dann, wenn der Vermieter die Arbeiten in Auftrag gegeben hat.
Die Obergrenze für Handwerkerleistungen, die von der Steuer abgesetzt werden können, beträgt 6.000 Euro. 20 Prozent davon machen eine Steuerminderung von 1.200 Euro aus. Bei haushaltsnahen Dienstleistungen liegt die Höchstgrenze bei 20.000 Euro.
Bei 20 Prozent kann der Mieter demnach bis zu 4.000 Euro steuerlich geltend machen. Allein durch die Nebenkosten wird der Mieter diese Beträge aber nur selten ausschöpfen können.
Hat er selbst Dienstleister beauftragt, zum Beispiel in Form einer Reinigungskraft oder eines Malers, kann er deren Lohnkosten hinzufügen.
Und:
Wenn aus der Nebenkostenabrechnung die haushaltsnahen Dienstleistungen und die Handwerkerleistungen nicht ersichtlich sind, muss der Vermieter dem Mieter eine Bescheinigung über die Aufwendungen ausstellen, die steuerlich absetzbar sind.
Eintrag in den Mantelbogen der Steuererklärung
Die Nebenkosten trägt der Mieter ab Zeile 71 in den Mantelbogen der Steuererklärung ein. Das Formular heißt ESt 1 A. Dort kann der Mieter die Kosten geltend machen, die ihm durch Haushaltshilfen, Handwerker und andere Dienstleistungen rund um den Haushalt entstanden sind.
Dazu zählen auch haushaltsnahe Beschäftigungen wie zum Beispiel die Arbeiten, die ein Hausmeister oder Gärtner verrichtet hat.
Nutzt der Mieter ein Steuerprogramm und findet er die Zeilen für die Eintragungen nicht, sollte er nach dem Feld „Haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse, Dienstleistungen und Handwerkerleistungen“ suchen. Auch so sollte er dann zu den entsprechenden Zeilen gelangen.
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