Sonderausgaben Leasing
Schnellüberblick: Die wichtigsten Punkte:
- Leasingraten sind keine Sonderausgaben: Egal ob Auto, Laptop oder Maschine: Leasingkosten können steuerlich nicht als Sonderausgaben geltend gemacht werden, sondern nur als Werbungskosten oder Betriebsausgaben, wenn ein beruflicher oder betrieblicher Zusammenhang besteht.
- Die Nutzung entscheidet über den Abzug: Wird ein Leasinggegenstand privat, beruflich und/oder betrieblich genutzt, muss der jeweilige Anteil sauber getrennt werden. Private Anteile bleiben grundsätzlich nicht abziehbar.
- Nachweise sind besonders wichtig: Leasingvertrag, Rechnungen, Zahlungsnachweise, Sonderzahlungen, Nebenkosten und bei Fahrzeugen ein Fahrtenbuch oder anderer geeigneter Nutzungsnachweis sollten vollständig und geordnet vorliegen.
- Jahrescheck spart Aufwand und Fehler: Vor der Steuererklärung sollte geprüft werden, ob alle Kosten korrekt zugeordnet, private Nutzungsanteile herausgerechnet und Sonderzahlungen berücksichtigt wurden. Eine gute Vorbereitung kann Rückfragen reduzieren und die Arbeit des Steuerberaters erleichtern.
Das Leasing ist für viele Gewerbetreibende, aber auch immer mehr Privatpersonen, zu einer wichtigen Möglichkeit geworden, Gegenstände zu nutzen, ohne diese auch gleich zu kaufen und sich damit auch hohe Investitionen zu sparen.
Als „Sonderausgaben“ lassen sich Leasingraten trotzdem in keinem Fall ansetzen. Für Privatpersonen gilt deshalb, dass man seine Leasingraten nur dann anteilig als „Werbungskosten“ ansetzen kann, wenn sie beruflich veranlasst sind.
Bei den Gewerbetreibenden sind es schlicht die „Betriebsausgaben“, zu denen man so eine Leasingrate rechnen kann, soweit sie betrieblich veranlasst ist.
Wenn wir uns mal ein „Auto“ als Beispiel nehmen, das per Leasing für berufliche, betriebliche und private Zwecke genutzt werden soll, dann wird es jedoch etwas schwieriger.
Denn man muss sehr genau unterscheiden, wie viel man für private Fahrten „unterwegs“ war, wie viel für die „beruflichen“ und wie viel für die „betrieblichen“. Hier ist dann ein genaues „Fahrtenbuch“ oder ein anderer geeigneter Nachweis notwendig.
Damit belegt man dann im Einzelnen, welcher „Anteil“ der Fahrten privat bleibt, welcher bei den Werbungskosten und welcher bei den Betriebsausgaben angesetzt werden kann.
Weil sich das auch auf die Raten für das Leasing bezieht, muss man dafür dann genau ausrechnen, wie viel man im Jahr mit seinem Auto unterwegs war und wofür man jeweils die Fahrt gemacht hat. Damit kann man dann eine „prozentuale“ Aufteilung vornehmen, mit der man auch die Rate für das Leasing teilen muss, damit jeder „Anteil“ passend in die jeweilige „Abzugsfähigkeit“ eingetragen werden kann.
Eintragungen und Ausgleich
Gerade die „Eintragungen“ und der Ausgleich mit den beruflichen Werbungskosten und den Betriebsausgaben werden in solchen Fällen aber nur einmal im Jahr gemacht, wenn die jährliche Einkommensteuererklärung erfolgt.
In den seltensten Fällen haben die Gewerbetreibenden aber die Zeit, solche Steuererklärungen auch noch selbst zu machen.
Deshalb verlässt man sich hier lieber auf einen guten Steuerberater, für den man bestenfalls noch die Arbeit übernimmt, die „prozentuale“ Nutzung für die jeweiligen Bereiche auszurechnen, damit die Kosten nicht ganz so hoch werden.
Warum Leasingraten keine Sonderausgaben sind
Der Begriff „Sonderausgaben“ klingt im ersten Moment so, als könnten darunter alle besonderen oder größeren Ausgaben fallen. Steuerlich ist das aber nicht gemeint. Sonderausgaben sind nur bestimmte private Aufwendungen, die das Einkommensteuergesetz ausdrücklich zulässt, etwa bestimmte Versicherungsbeiträge, Altersvorsorgeaufwendungen oder Spenden.
Leasingraten gehören nicht zu dieser Gruppe. Entscheidend ist deshalb nicht, ob die monatliche Rate hoch ist oder ob das Leasing beruflich notwendig erscheint. Entscheidend ist, in welchem Zusammenhang das geleaste Wirtschaftsgut genutzt wird.
Wird es privat genutzt, bleibt die Leasingrate grundsätzlich privat. Wird es beruflich oder betrieblich genutzt, kommt ein Abzug nur über die jeweils passende Einkunftsart in Betracht.
Der Zusammenhang entscheidet über den steuerlichen Abzug
Bei Leasingverträgen sollte man deshalb immer zuerst fragen: Wofür wird der geleaste Gegenstand tatsächlich eingesetzt? Ein geleaster Pkw, ein Laptop, ein Spezialwerkzeug oder eine Maschine kann steuerlich unterschiedlich behandelt werden, je nachdem, ob die Nutzung privat, beruflich oder betrieblich erfolgt.
Bei Arbeitnehmern steht die berufliche Nutzung im Vordergrund. Ein Beispiel wäre ein geleastes Arbeitsmittel, das nachweisbar für die Tätigkeit eingesetzt wird.
Bei Selbstständigen und Gewerbetreibenden zählt dagegen die betriebliche Veranlassung. Dann kann die Leasingrate, soweit sie auf die betriebliche Nutzung entfällt, als Betriebsausgabe berücksichtigt werden.
Problematisch wird es immer dann, wenn mehrere Nutzungsarten zusammenkommen. Gerade bei Fahrzeugen ist eine saubere Trennung hilfreich, weil private Fahrten steuerlich anders zu behandeln sind als Fahrten für den Beruf oder den Betrieb.
Welche Unterlagen bei Leasing besonders wichtig sind
Damit die steuerliche Zuordnung nachvollziehbar bleibt, sollten die wichtigsten Unterlagen geordnet aufbewahrt werden.
Dazu gehören vor allem der Leasingvertrag, die monatlichen Rechnungen oder Zahlungsnachweise, Nachweise über Sonderzahlungen sowie Unterlagen zu Versicherung, Wartung, Reparaturen und laufenden Nebenkosten.
Bei gemischt genutzten Fahrzeugen kommt zusätzlich der Nachweis der Nutzung hinzu. Das kann ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch sein oder ein anderer geeigneter Nachweis, wenn das Finanzamt diesen im Einzelfall akzeptiert.
Wichtig ist, dass die Aufteilung nicht erst nachträglich grob geschätzt wird. Je klarer die Unterlagen sind, desto leichter lässt sich später erklären, warum ein bestimmter Kostenanteil beruflich oder betrieblich angesetzt wurde.
Ein einfacher Jahresordner kann schon viel Arbeit sparen. Darin lassen sich Leasingraten, Tank- oder Ladekosten, Werkstattrechnungen, Versicherungsbeiträge und Nutzungsnachweise getrennt sammeln. So muss kurz vor der Steuererklärung nicht mühsam rekonstruiert werden, welche Kosten überhaupt angefallen sind.
Leasing-Sonderzahlungen nicht übersehen
Manche Leasingverträge sehen zu Beginn eine höhere Sonderzahlung vor. Auch diese Zahlung ist steuerlich nicht automatisch eine Sonderausgabe. Sie gehört grundsätzlich in denselben Zusammenhang wie die laufenden Leasingraten.
Wird das geleaste Wirtschaftsgut nur teilweise beruflich oder betrieblich genutzt, sollte auch die Sonderzahlung entsprechend geprüft und zugeordnet werden.
Gerade bei höheren Beträgen lohnt sich hier eine kurze Abstimmung mit dem Steuerberater, weil Zeitpunkt, Vertragsgestaltung und Nutzungsanteil eine Rolle spielen können.
Kurzer Hinweis zu Dienstwagen, Pendlerpauschale und Reisekosten
Sobald ein Fahrzeug über den Betrieb, den Arbeitgeber oder für regelmäßige Fahrten zur Arbeitsstätte genutzt wird, können weitere steuerliche Regeln dazukommen.
Dazu gehören etwa die Dienstwagenbesteuerung, die Entfernungspauschale oder die Reisekostenabrechnung. Diese Themen sollten in diesem Artikel aber nur am Rand erwähnt werden, weil sie eigene Regeln und eigene Nachweise haben.
Für den vorliegenden Zusammenhang reicht als Orientierung: Die Leasingrate selbst bleibt der Ausgangspunkt. Erst danach wird geprüft, welcher Nutzungsanteil privat bleibt, welcher beruflich veranlasst ist und welcher betrieblich angesetzt werden kann.
Praktischer Jahrescheck vor der Steuererklärung
Vor der Steuererklärung hilft eine kurze Prüfung, damit die Leasingkosten nicht falsch einsortiert werden:
- Wurde der geleaste Gegenstand privat, beruflich, betrieblich oder gemischt genutzt?
- Liegen Leasingvertrag, Rechnungen und Zahlungsnachweise vollständig vor?
- Gibt es eine nachvollziehbare Aufteilung bei gemischter Nutzung?
- Sind Sonderzahlungen, Nebenkosten und laufende Kosten getrennt erfasst?
- Wurden private Nutzungsanteile sauber herausgerechnet?
- Gibt es Fragen, die besser vor Abgabe der Steuererklärung mit dem Steuerberater geklärt werden?
Diese Vorbereitung ersetzt keine steuerliche Beratung, macht die Beratung aber deutlich effizienter. Wer die Unterlagen geordnet übergibt und die Nutzung nachvollziehbar aufbereitet, reduziert Rückfragen und vermeidet, dass Leasingkosten versehentlich an der falschen Stelle eingetragen werden.
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