Sonderausgaben Freiberufler
Schnellüberblick: Die wichtigsten Punkte
- Freiberufler müssen Steuern aktiv selbst einplanen: Honorare kommen meist ohne automatischen Lohnsteuerabzug, daher sollten Einkommensteuer, mögliche Umsatzsteuer und Vorauszahlungen frühzeitig mitgedacht und durch Rücklagen abgesichert werden.
- Sonderausgaben und Betriebsausgaben sind strikt zu trennen: Betriebsausgaben mindern den Gewinn aus der freiberuflichen Tätigkeit, während Sonderausgaben private Aufwendungen wie Vorsorge, Versicherungen, Spenden oder Kirchensteuer betreffen und erst später in der Einkommensteuer berücksichtigt werden.
- Nicht jede Ausgabe ist automatisch absetzbar: Arbeitszimmer, Arbeitsfahrten, Versicherungen, Altersvorsorge oder Beiträge an Versorgungswerke können nur unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen geltend gemacht werden; Belege und Beitragsbescheinigungen sollten deshalb sauber gesammelt werden.
- Beratung lohnt sich besonders bei Sonderfällen: Freiberufler sollten Rentenversicherungspflicht, Mischformen aus freiberuflicher und gewerblicher Tätigkeit sowie realistische Steuer-Vorauszahlungen gezielt prüfen lassen, vor allem bei schwankenden Honoraren, mehreren Auftraggebern oder zusätzlichen Produkten und Dienstleistungen.
Um als „Freiberufler“ zu gelten, kommt es nicht allein darauf an, dass man für seine Arbeitsleistung kein „festes“ Gehalt oder einen Stundenlohn bekommt, sondern entsprechende Rechnungen für die fälligen Honorare ausstellt. Entscheidend ist vielmehr, ob die Tätigkeit steuerlich zu den freien Berufen bzw. ähnlichen Berufen gehört.
Bezeichnet werden solche Kräfte auch mal als Honorarkräfte oder freie Mitarbeiter. Als Freiberufler ist man dazu verpflichtet, sich auch selbstständig um die Zahlung der eigenen Steuern zu kümmern.
Auch als Freiberufler kann man grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig sein; Ausnahmen gelten zum Beispiel bei der Kleinunternehmerregelung oder bei umsatzsteuerfreien Leistungen. Deshalb sollte man auch unbedingt daran denken, wenn man seine Preise kalkuliert.
Dazu kommt dann auch noch die Einkommensteuer. Sein „Arbeitszimmer“, Arbeitsfahrten und vergleichbare Kosten kann man unter den gesetzlichen Voraussetzungen in der Steuererklärung geltend machen.
Wer einen gewerblichen Betrieb gründet, muss damit rechnen, dass ggf. auch mal Gewerbesteuer fällig wird und zusätzlich gezahlt werden muss. In ihrer Einkommensteuererklärung können Freiberufler jedoch die gleichen Abzugsmöglichkeiten für ihre Vorsorgeaufwendungen oder andere Sonderausgaben geltend machen.
Denn es gibt hier grundsätzlich keinen „Unterschied“ bei den Freibeträgen und der Absetzbarkeit bestimmter Ausgaben, nur weil jemand freiberuflich, gewerblich selbstständig oder „abhängig“ arbeitet.
Inhalt
Steuerberater mit Spezialisierung
Was Freiberufler auf jeden Fall prüfen sollten, ist jedoch die „Rentenversicherungspflicht“.
Wie für andere Selbstständige kann es auch für bestimmte Freiberufler mitunter die Verpflichtung zur gesetzlichen Rentenversicherung geben. Hier kann man sich jedoch von den entsprechenden Rentenversicherungsträgern der Deutschen Rentenversicherung beraten lassen.
Zu steuerlichen Fragen kann man auch beim Finanzamt entsprechende Auskünfte bekommen. Wer sich jedoch richtig beraten lassen möchte, ist bei einem Anwalt bzw. einem Unternehmensberater oder einem Steuerberater mit entsprechender „Spezialisierung“ besser aufgehoben.
Hier bekommt man nicht nur ausführlichere Auskünfte, sondern auch Hilfe bei der Umsetzung der verschiedensten Anforderungen, die mit so einer beruflichen Tätigkeit entstehen.
Sonderausgaben und Betriebsausgaben nicht verwechseln
Gerade bei Freiberuflern ist es hilfreich, zwischen zwei Arten von Ausgaben zu unterscheiden. Betriebsausgaben hängen direkt mit der freiberuflichen Tätigkeit zusammen. Dazu können zum Beispiel Fachliteratur, Software, beruflich genutzte Technik, Fortbildungen, Büromaterial oder Kosten für die berufliche Kommunikation gehören.
Sonderausgaben sind dagegen grundsätzlich private Aufwendungen, die das Einkommensteuergesetz trotzdem steuerlich berücksichtigt. Typische Bereiche sind Vorsorge, bestimmte Versicherungsbeiträge, Altersvorsorge, Spenden oder Kirchensteuer. Entscheidend ist also nicht nur, dass Geld ausgegeben wurde, sondern in welchem Zusammenhang die Ausgabe steht.
Diese Unterscheidung wirkt auf den ersten Blick trocken, verhindert aber viele Fehler. Eine beruflich veranlasste Ausgabe gehört nicht automatisch zu den Sonderausgaben.
Umgekehrt wird eine private Vorsorgezahlung nicht dadurch zur Betriebsausgabe, dass sie von einem Konto bezahlt wurde, auf dem auch Honorare eingehen.
Warum die richtige Zuordnung so wichtig ist
Für die Steuererklärung macht es einen Unterschied, an welcher Stelle eine Ausgabe angesetzt wird. Betriebsausgaben mindern den Gewinn aus der freiberuflichen Tätigkeit. Sonderausgaben werden erst später im Rahmen der Einkommensteuer berücksichtigt.
In der Praxis bedeutet das: Freiberufler sollten ihre Unterlagen nicht erst am Jahresende sortieren, sondern schon während des Jahres grob trennen. Eine einfache Ordnung nach beruflichen Kosten, privaten Vorsorgeaufwendungen und sonstigen privaten Zahlungen reicht oft schon aus, um den Überblick deutlich zu verbessern.
Hilfreich ist auch ein kurzer Vermerk auf Belegen, wenn der berufliche Zusammenhang später nicht sofort erkennbar ist. Bei einer Rechnung für Software ist der Bezug meist eindeutig. Bei einem Seminar, einer Mitgliedschaft oder einem gemischt genutzten Gegenstand kann eine kurze Notiz später viel Nacharbeit sparen.
Vorsorgeaufwendungen im Blick behalten
Viele Freiberufler kümmern sich intensiv um Umsatz, Kundenakquise und laufende Projekte. Die eigene Absicherung läuft dabei leicht nebenher. Dabei können gerade Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Altersvorsorge oder berufsständische Versorgung eine große Rolle spielen.
Steuerlich kommt es aber auf die konkrete Art des Beitrags und die gesetzlichen Grenzen an. Deshalb sollte nicht vorschnell angenommen werden, dass jede Versicherung vollständig absetzbar ist.
Sinnvoll ist eher, die jährlichen Beitragsbescheinigungen gesammelt aufzubewahren und bei der Steuererklärung gezielt zu prüfen, welche Beträge als Sonderausgaben berücksichtigt werden können.
Wer in einem verkammerten Beruf arbeitet, etwa als Arzt, Rechtsanwalt, Architekt oder Steuerberater, sollte außerdem prüfen, ob Beiträge an ein Versorgungswerk eine Rolle spielen.
Künstler, Publizisten, Lehrkräfte oder andere selbstständig Tätige können wiederum ganz andere sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten haben.
Rücklagen für Steuern vermeiden böse Überraschungen
Freiberufler erhalten ihre Honorare meist ohne automatischen Lohnsteuerabzug.
Das klingt zunächst angenehm, bedeutet aber auch: Ein Teil der Einnahmen gehört wirtschaftlich nicht dauerhaft zur freien Verfügung. Einkommensteuer, eventuell Umsatzsteuer und mögliche Vorauszahlungen sollten von Anfang an mitgedacht werden.
Bewährt hat sich eine feste Rücklagenroutine. Nach Zahlungseingängen kann ein bestimmter Anteil auf ein separates Konto gelegt werden. So entsteht eine Art steuerlicher Puffer, aus dem spätere Vorauszahlungen oder Nachzahlungen leichter bedient werden können.
Wie hoch dieser Anteil sein sollte, hängt stark vom Gewinn, vom Familienstand, von weiteren Einkünften und von der persönlichen Versicherungssituation ab. Eine pauschale Zahl wäre daher unseriös. Als Orientierung gilt: Je schwankender die Honorare, desto wichtiger ist ein konservativer Sicherheitspuffer.
Wenn freiberufliche und gewerbliche Tätigkeiten zusammentreffen
Nicht jede selbstständige Tätigkeit bleibt eindeutig freiberuflich. Manche Freiberufler bieten neben ihrer eigentlichen Leistung weitere Produkte oder Dienstleistungen an. Ein Designer kann zum Beispiel zusätzlich Druckprodukte verkaufen.
Ein Arzt kann neben der Heilbehandlung bestimmte Waren abgeben. Ein Berater kann digitale Vorlagen, Tools oder standardisierte Pakete vertreiben.
Solche Mischformen sollten früh geprüft werden. Denn wenn freiberufliche und gewerbliche Tätigkeiten zusammentreffen, kann eine getrennte Betrachtung notwendig werden. Das betrifft nicht nur die Frage der Gewerbesteuer, sondern auch Buchführung, Rechnungen und die Darstellung gegenüber dem Finanzamt.
Der bestehende Artikel sollte dieses Thema nur kurz anreißen, weil die Abgrenzung zwischen gewerblicher und freiberuflicher Tätigkeit ein eigenes Beratungsthema ist.
Als Praxisregel reicht hier: Sobald neben der persönlichen freiberuflichen Leistung regelmäßig Waren, standardisierte Produkte oder fremde Leistungen verkauft werden, lohnt sich eine fachliche Prüfung.
Private und berufliche Zahlungen sauber trennen
Freiberufler sind nicht verpflichtet, für jede Tätigkeit automatisch ein separates Geschäftskonto zu führen. Trotzdem ist eine klare Trennung im Alltag sehr nützlich.
Wer berufliche Einnahmen, private Lebenshaltungskosten, Versicherungsbeiträge und Betriebsausgaben wild mischt, macht sich die Steuererklärung unnötig schwer.
Ein eigenes Konto oder zumindest eine sehr klare Buchungsstruktur erleichtert den Überblick. Auch bei Sonderausgaben hilft Ordnung: Beitragsbescheinigungen, Spendenquittungen, Nachweise über gezahlte Kirchensteuer oder Unterlagen zu Vorsorgeverträgen sollten gesammelt abgelegt werden.
Dabei geht es nicht nur darum, dem Finanzamt etwas nachweisen zu können. Eine gute Ordnung zeigt auch, welche Ausgaben regelmäßig wiederkehren und ob die eigene Preisgestaltung realistisch ist. Wer seine private Absicherung und die steuerlichen Rücklagen unterschätzt, kalkuliert Honorare schnell zu knapp.
Steuerliche Beratung gezielt vorbereiten
Ein Steuerberater kann am besten helfen, wenn die wichtigsten Informationen bereits geordnet vorliegen. Dazu gehören eine Übersicht der Einnahmen, laufende Betriebsausgaben, Angaben zur Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorgebeiträge, mögliche berufsständische Versorgungsbeiträge und Hinweise auf besondere Veränderungen im Jahr.
Auch Fragen sollten vorbereitet werden.
Zum Beispiel: Welche Zahlungen gehören zu den Betriebsausgaben? Welche Aufwendungen sind eher Sonderausgaben? Gibt es Risiken durch gemischte Tätigkeiten? Sind Vorauszahlungen realistisch festgesetzt? Und besteht möglicherweise eine Pflicht zur gesetzlichen Rentenversicherung?
So wird aus der Beratung kein bloßes Sortieren von Belegen, sondern eine echte Unterstützung für die freiberufliche Tätigkeit. Gerade bei schwankenden Einnahmen, mehreren Auftraggebern, Nebentätigkeiten oder einem Wechsel aus der Anstellung in die Selbstständigkeit kann diese Vorbereitung bares Geld und viel Unsicherheit sparen.
Informationen für Freiberufler im Video:
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