Betriebskosten als Betriebsausgaben
Schnellüberblick: Die wichtigsten Punkte:
- 800-Euro-Grenze beachten: Abnutzbare, bewegliche und selbstständig nutzbare Anschaffungen bis 800 Euro netto können direkt als Betriebsausgabe angesetzt werden; teurere Anschaffungen müssen in der Regel über mehrere Jahre abgeschrieben werden.
- Betriebsausgabe ist nicht automatisch Vorsteuer: Löhne, Sozialabgaben, viele Versicherungen und bestimmte Gebühren mindern zwar den Gewinn, ermöglichen aber keinen Vorsteuerabzug. Deshalb sollten Betriebsausgaben und Vorsteuer in der Buchhaltung klar getrennt betrachtet werden.
- Minijobs realistisch kalkulieren: Bei einem 603-Euro-Minijob sollten Arbeitgeber monatlich rund 811 Euro einplanen, da neben dem Lohn etwa 188 Euro Abgaben an die Minijob-Zentrale sowie Kosten für Lohnabrechnung und Unfallversicherung hinzukommen können.
- Liquidität wichtiger als reine Absetzbarkeit: Gründer sollten feste, unregelmäßige und einmalige Betriebskosten wie Miete, Software-Abos, Versicherungen, Leasing oder Wartung früh erfassen. Entscheidend ist nicht nur, ob Kosten steuerlich absetzbar sind, sondern wann sie tatsächlich vom Konto abgehen.
Für Betriebe und Selbstständige sind die „Betriebskosten“ in der Regel Betriebsausgaben, die je nach Rechnung auch auf den Vorsteuerabzug Auswirkungen haben. Sicher haben vor allem Kleinunternehmer nicht viel mit der „Umsatzsteuer“ am Hut, wenn sie die Kleinunternehmerregelung nutzen.
Für alle anderen ist es Monat für Monat ein kleiner „Krampf“, herauszufinden, was man denn nun bei seiner Umsatzsteuervoranmeldung als Vorsteuer berücksichtigen darf und was nicht.
Insgesamt gilt dabei, dass man alles, was nicht mehr als 800 Euro netto kostet, abnutzbar, beweglich und selbstständig nutzbar ist und für den Betrieb gekauft werden muss, auch ganz einfach als „Betriebsausgabe“ ansetzen kann. Für „Leasingverträge“ oder Dienstleistungsverträge, die man mit anderen Unternehmen hat, gilt das so nicht.
Der Grund dafür ist einfach, dass es keine „bleibenden“ Ergebnisse sind. Nur Anschaffungen, die auch ein paar Jahre halten und mehr als die Grenze von 800 Euro netto betragen, müssen als „Abschreibungen“ auf mehrere Jahre verteilt werden. Gerade Existenzgründer sollten bei ihrer Planung aber auch noch an andere Betriebskosten denken.
Viele fangen zwar alleine an, aber bald kommt dann doch die eine oder andere „Aushilfe“ dazu. Diese Kosten sind zwar auch „Betriebsausgaben“. Allerdings darf man aus diesen Kosten keine Vorsteuer abziehen. Denn schließlich zahlt man ja normalerweise auch keine Umsatzsteuer für seine Aushilfen.
Inhalt
Die Lohnnebenkosten
Bei den Lohnnebenkosten gilt, dass man bis zum 603-Euro-Minijob davon ausgehen kann, dass man insgesamt ca. 811 Euro für diesen Angestellten monatlich einplanen muss. Dabei entfallen bei 603 Euro Lohn rund 188 Euro (höchstens 31,17 % vom Lohn, ohne Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung) auf die Abgaben, die man der Minijob-Zentrale überweisen muss.
Die verbleibenden 20 Euro sollte man sich auch noch für die Lohnabrechnung einplanen und diese dann für den Anfang von Fachleuten erledigen lassen. Gerade dafür braucht man eine ziemlich „teure“ Software und natürlich auch Zeit, sich damit auseinanderzusetzen. Dafür haben aber die wenigsten Existenzgründer die Mittel oder auch die Nerven.
Laufende Kosten realistisch einplanen
Neben Aushilfen, Lohnabrechnung und Anschaffungen gibt es viele Betriebskosten, die im Alltag schnell untergehen. Dazu gehören zum Beispiel Miete, Telefon, Internet, Software-Abos, Versicherungen, Kontoführungsgebühren, Beiträge, Wartungskosten oder kleinere Dienstleistungen. Für sich allein wirken diese Ausgaben oft überschaubar. Zusammen können sie aber jeden Monat einen deutlichen Betrag ausmachen.
Gerade Gründer sollten deshalb nicht nur überlegen, welche Kosten steuerlich absetzbar sind. Genauso entscheidend ist die Frage, wann das Geld tatsächlich vom Konto abgeht.
Ein Jahresbeitrag für eine Versicherung, ein quartalsweise abgerechneter Vertrag oder eine größere Softwarelizenz belastet die Liquidität anders als eine monatliche Abbuchung. Eine einfache Liste mit festen, unregelmäßigen und einmaligen Betriebskosten hilft schon, böse Überraschungen zu vermeiden.
Betriebsausgabe und Vorsteuer getrennt denken
In der Buchhaltung lohnt sich eine klare Trennung: Eine Ausgabe kann betrieblich veranlasst sein und trotzdem keinen Vorsteuerabzug ermöglichen. Das ist zum Beispiel bei Löhnen, vielen Versicherungsbeiträgen oder bestimmten Gebühren der Fall. Der Betrag mindert dann zwar den Gewinn, bringt aber keine Vorsteuer zurück.
Umgekehrt reicht eine Rechnung mit Umsatzsteuer allein nicht aus, wenn der betriebliche Zusammenhang fehlt oder die Rechnung nicht ordentlich ausgestellt ist. Ein Drucker für das Büro ist leicht einzuordnen.
Schwieriger wird es bei Handy, Internetanschluss, Fahrzeug, Arbeitszimmer oder Gegenständen, die auch privat genutzt werden. Dann ist oft nur ein betrieblicher Anteil anzusetzen.
Brutto oder netto: wichtig für die Liquidität
Wer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, denkt bei Investitionen häufig in Nettobeträgen. Bezahlt wird aber erst einmal der Bruttobetrag. Die Vorsteuer wirkt sich erst später aus, nämlich über die Umsatzsteuervoranmeldung oder Steuererklärung.
Für Kleinunternehmer sieht die Rechnung anders aus. Da sie keine Umsatzsteuer ausweisen und in der Regel auch keine Vorsteuer ziehen, ist für sie der Bruttobetrag der entscheidende Kostenwert.
Ein Laptop, ein Bürostuhl oder ein Softwarepaket ist deshalb wirtschaftlich teurer, als es in einer Nettobetrachtung auf den ersten Blick wirkt.
Verträge nicht wie Anschaffungen behandeln
Bei Leasing, Wartung, Software-Abos oder Dienstleistungsverträgen entsteht meistens kein Gegenstand, der dem Betrieb dauerhaft gehört. Trotzdem sind diese Kosten für die Kalkulation oft wichtiger als einzelne Anschaffungen. Sie laufen weiter, auch wenn der Umsatz einmal schwächer ausfällt.
Vor Vertragsabschluss lohnt deshalb ein Blick auf drei Punkte: Wie lange läuft der Vertrag? Welche Kündigungsfrist gilt? Und welche Leistungen sind wirklich enthalten?
Besonders bei Gründerpaketen, Cloud-Software oder Geräteleasing klingen niedrige Monatsraten zunächst angenehm. Über zwei oder drei Jahre summieren sie sich aber schnell zu einem Betrag, der höher ausfällt als eine einmalige Anschaffung.
Belege mit kurzem Hinweis versehen
Viele Ausgaben sind später nur dann gut nachvollziehbar, wenn der Zweck direkt erkennbar bleibt. Bei eindeutigen Rechnungen ist das kein Problem. Bei Bewirtung, Fahrten, Geschenken, gemischt genutzten Gegenständen oder Barbelegen wird es dagegen schnell unübersichtlich.
Ein kurzer handschriftlicher oder digitaler Vermerk kann viel Ärger sparen. Beispiele sind: „Kundentermin wegen Angebot“, „Ersatzkabel Büro-PC“, „Fachbuch für Projektabrechnung“ oder „Telefonkosten betrieblich 70 Prozent“.
Solche Hinweise ersetzen keine Beratung, machen die eigene Buchhaltung aber deutlich verständlicher.
Private Mitnutzung früh klären
Gerade am Anfang wird vieles gleichzeitig privat und beruflich genutzt. Das ist nachvollziehbar, sollte aber nicht einfach unter den Tisch fallen. Ein Smartphone, ein Internetanschluss oder ein Fahrzeug kann betrieblich veranlasst sein, ohne zu 100 Prozent betrieblich zu sein.
Sinnvoll ist eine realistische, dauerhaft nachvollziehbare Aufteilung.
Wer jeden Monat andere Prozentsätze ansetzt, schafft unnötige Rückfragen. Besser ist eine sachliche Schätzung, die zur tatsächlichen Nutzung passt und bei Bedarf erklärt werden kann.
Rücklagen für Kosten ohne Vorsteuer einplanen
Ein häufiger Denkfehler besteht darin, alle Betriebskosten so zu betrachten, als käme ein Teil über die Vorsteuer zurück. Das stimmt nicht. Löhne, Sozialabgaben, viele Versicherungen, manche Gebühren und bestimmte Abgaben bleiben in der Liquiditätsplanung vollständig hängen.
Deshalb ist es sinnvoll, für solche Posten eine eigene kleine Rücklage einzuplanen. Das gilt besonders, wenn bald Personal dazukommt oder wenn saisonale Schwankungen im Geschäft üblich sind.
Wer die monatlichen Fixkosten kennt, weiß schneller, ab welchem Umsatz der Betrieb wirklich tragfähig arbeitet.
Wann fachlicher Rat besonders sinnvoll ist
Nicht jede Ausgabe braucht sofort eine steuerliche Einzelfallprüfung. Bei einfachen Bürokosten, klar betrieblichen Rechnungen und überschaubaren Anschaffungen reicht oft eine saubere Ordnung.
Anders sieht es aus, wenn private und betriebliche Nutzung ineinanderlaufen, wenn Mitarbeiter beschäftigt werden oder wenn Leasing, Auslandsgeschäfte, hohe Investitionen oder fehlerhafte Rechnungen ins Spiel kommen.
Dann kann ein kurzer Termin mit einem Steuerberater günstiger sein als eine spätere Korrektur. Das gilt vor allem für Gründer, die ihre Buchhaltung am Anfang selbst vorbereiten. Eine gute Grundstruktur spart später Zeit, Nerven und oft auch Geld.
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