Infos zur Abrechnung der Reisekosten

Insbesondere für Arbeitnehmer ist die Abrechnung der Reisekosten deutlich einfacher geworden und zudem sind höhere Steuerersparnisse möglich.

Ab jetzt werden nämlich nur noch Reisekosten für Auswärtstätigkeiten abgerechnet, Unterschiede zwischen Dienstreisen, Einsatzwechseltätigkeiten und Fahrtätigkeiten gibt es nicht mehr.

Hier die wichtigsten Punkte zum Thema Reisekosten im Überblick:

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Zu den Reisekosten gehören eine Vielzahl unterschiedlicher Faktoren. Die Verpflegungskostenpauschalen betragen bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden 6 Euro, ab 14 Stunden sind es 12 Euro und bei 24 Stunden 24 Euro. Übernachtungskosten erkennt das Finanzamt an, da es aber keine Pauschalen mehr gibt, werden Belege notwendig.

Sofern Autofahrer 30 Cent pro gefahrenem Kilometer erhalten, können sie alternativ auch den tatsächlichen Kilometersatz abrechnen. Hierzu müssen dann aber Kilometerleistung und Autokosten aufgeschlüsselt werden.

Belege für Reisen mit der Bahn, dem Bus, dem Taxi, dem Flugzeug oder einem Mietwagen werden bei Auswärtstätigkeiten immer anerkannt, selbst wenn es sich um Erste-Klasse-Tickets oder um Dauerkarten wie eine Bahncard handelt. Zudem können Nebenkosten wie Straßen-, Fähr- oder Mautgebühren, Kosten für den Gepäcktransport oder Parkgebühren geltend gemacht werden, in vielen Fällen sogar ohne Belege.

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Die alte Dreimonatsfrist für Fahrkosten auf Dienstreisen, Fortbildungen und Abordnungen gibt es in dieser Form nicht mehr.

Arbeitnehmer mit einer regelmäßigen Arbeitsstätte erhalten für jeden gefahrenen Kilometer 30 Cent, wenn sie länger als drei Monate lang unterwegs waren, und somit ab dem vierten Monat nicht mehr nur die 30-Cent-Pauschale für die einfache Entfernung.

Ebenfalls über die Dreimonatsgrenze hinaus werden Übernachtungskosten und Reisenebenkosten wie beispielsweise Parkgebühren anerkannt. Die Pauschale für die Verpflegung bleibt allerdings auf die ersten drei Monate begrenzt.

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Arbeitnehmer, die an wechselnden Einsatzorten tätig sind, können erstmalig für 2008 für jeden zurückgelegten Kilometer 30 Cent abrechnen, ohne dabei die 30-Kilometer-Genze beachten zu müssen. Insofern können jetzt auch Entfernungen zum Einsatzort geltend gemacht werden, die unter 30 Kilometern liegen.

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Außen- und Kundendienstler können in einigen Fällen kleinere Nachteile haben, insbesondere dann, wenn eine regelmäßige Arbeitsstätte vorliegt. Seit 2008 liegt eine regelmäßige Arbeitsstätte dann vor, wenn der Arbeitnehmer durchschnittlich an mindestens einem Tag pro Arbeitswoche in einer festen Betriebsstätte war.

Das bedeutet, es reicht aus, 46 Mal pro Jahr in einer Betriebsstätte gewesen zu sein, wobei es keine Rolle spielt, wie lange der Aufenthalt in der Betriebsstätte gedauert hat, welche Tätigkeiten verrichtet wurden und ob es sich jedes Mal um die gleiche Betriebsstätte handelte.

Im Grunde genommen ist eine regelmäßige Stätte somit schon dann gegeben, wenn ein Arbeitnehmer einmal wöchentlich Kundenaufträge abholt oder seinen Pkw gegen einen Firmenwagen austauscht.

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Ein Lkw, ein Bus, ein Zug, ein Flugzeug oder ein Schiff gelten nicht als regelmäßige Arbeitsstätte. Daher rechnen beispielsweise Busfahrer, Piloten oder Zugführer jede Fahrt gesondert ab, was sich deshalb lohnt, weil die Dreimonatsfrist für Verpflegungspauschalen jedes Mal von Neuem beginnt.

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Die Dreimonatsfrist für die Verpflegungspauschalen beginnt auch für Arbeitnehmer, die bei einer Fünf-Tage-Woche mindestens zwei Tage auswärts tätig sind, jedes Mal von Neuem. Wer nur an Donnerstagen und Freitagen in einer Niederlassung tätig ist, kann die Verpflegungspauschalen grundsätzlich unbegrenzt nutzen.

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Steuerersparnisse winken auch denjenigen, die von ihrer Wohnung aus zu einem Treffpunkt fahren und von dort aus per Sammeltransport oder per Fahrgemeinschaft an den Einsatzort gelangen.

Diese Arbeitnehmer können für jeden gefahrenen Kilometer zwischen Wohnung und Treffpunkt 30 Cent abrechnen, zudem beginnt die Abwesenheit für die Verpflegungskostenpauschale mit dem Zeitpunkt, an dem die Wohnung verlassen wird.

Thema: Abrechnung der Reisekosten

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