Tipps – wenn das Finanzamt Gehaltsunterlagen prüft

Infos und Tipps, wenn das Finanzamt unangemeldet Lohn- und Gehaltsunterlagen prüft 

Die Lohnsteuer macht etwa ein Viertel des gesamten Steuervolumens aus und gehört damit zu den wichtigsten Einnahmequellen des Staates. Schwarzarbeit, illegale Beschäftigung und Scheinarbeitsverhältnisse führen jedoch dazu, dass dem Fiskus Jahr für Jahr enorme Einnahmen verloren gehen. 

Im Kampf gegen die Steuerausfälle hat der Gesetzgeber Ende 2013 mit der sogenannten Lohnsteuer-Nachschau ein neues Prüf- und Kontrollinstrument eingeführt. Im Rahmen einer solchen Lohnsteuer-Nachschau dürfen Mitarbeiter der Finanzbehörden einem Betrieb während der Geschäftszeiten unangemeldet einen Besuch abstatten und vor Ort seine Lohn- und Gehaltsunterlagen prüfen. Aber was dürfen die Steuerprüfer konkret? Und welche Pflichten hat das Unternehmen bei einer Lohnsteuer-Nachschau?

Hier die wichtigsten Infos und Tipps, wenn das Finanzamt unangemeldet Lohn- und Gehaltsunterlagen prüft:  

Der Prüfer darf relevante Unterlagen einsehen.

Die Lohnsteuer-Nachschau ist ein Verfahren, das dazu dienen soll, steuerrelevante Sachverhalte zeitnah aufzuklären. Zumindest in der Anfangszeit wird dieses Prüfinstrument in erster Linie im Zusammenhang mit der Bekämpfung von Steuerbetrug Anwendung finden. Da die Bekämpfung von Schwarzarbeit in den Aufgaben- und Zuständigkeitsbereich des Zolls gehört, werden die Finanzbehörden meist in Zusammenarbeit mit dem Zoll prüfen, ob ein Unternehmen seinen lohnsteuerlichen Pflichten nachkommt.

Dabei dürfte sich die Lohnsteuer-Nachschau als ein durchaus effektives Instrument erweisen. Schließlich kommen die Steuerprüfer unangemeldet und ohne Vorwarnung vorbei. Dadurch sind einem Unternehmen alle Möglichkeiten genommen, die Lohn- und Gehaltsunterlagen noch schnell zu korrigieren. Möchte das Finanzamt eine Lohnsteuer-Nachschau durchführen, ist keinerlei Anmeldung erforderlich.

Der Prüfer darf also während der üblichen Geschäftszeiten unangekündigt vorbeikommen und die Geschäftsräume des Unternehmens aufsuchen. Bei der Prüfung ist das Unternehmen dazu verpflichtet, dem Prüfer Auskunft zu erteilen und alle Lohn- und Gehaltsunterlagen, Bücher, Geschäftspapiere, Aufzeichnungen und anderen Urkunden vorzulegen, die der Prüfer einsehen möchte.

Allerdings darf der Prüfer tatsächlich nur verlangen, dass ihm der Geschäftsführer oder ein autorisierter Mitarbeiter Rede und Antwort steht und die Unterlagen übergibt. Er ist nicht dazu berechtigt, den Betrieb selbst zu durchsuchen. Wenn es der Prüfer für notwendig hält, kann er die Lohnsteuer-Nachschau aber in eine Lohnsteuer-Außenprüfung übergehen lassen.

Ein solcher Übergang kann fließend erfolgen und setzt keine vorhergehende Prüfungsanordnung voraus. Das Unternehmen ist deshalb gut beraten, mitzuarbeiten, den Aufforderungen Folge zu leisten und die Vorlage der Unterlagen nicht unnötig hinauszuzögern. Andernfalls riskiert es nämlich, dass der Prüfer genauer hinschauen möchte und tatsächlich eine Lohnsteuer-Außenprüfung durchführt. Zusätzlich dazu droht ein Verzögerungsgeld, das sich auf mindestens 2.500 Euro beläuft. Allerdings kann und sollte sich das Unternehmen umgehend mit seinem Steuerberater in Verbindung setzen. 

Unternehmen sollten sich auf Spontanbesuche einstellen.

Auch wenn sich die Lohnsteuer-Nachschau zunächst auf die Bekämpfung von Steuerbetrug konzentriert, ist davon auszugehen, dass sie sich genauso wie die Umsatzsteuer-Nachschau zu einem alltäglichen Prüfinstrument entwickeln wird. Mittelfristig gesehen muss deshalb letztlich jedes Unternehmen damit rechnen, unangemeldet Besuch vom Finanzamt zu bekommen. Für Unternehmen heißt das, dass sie sich zum einen noch einmal intensiv mit der korrekten Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer beschäftigen sollten.

Das Lohnsteuerrecht ist sehr komplex und so können bei einer Prüfung schnell Ungereimtheiten auftauchen. Oft verbergen sich dahinter noch nicht einmal böse Absichten, sondern es ergeben sich mitunter einfach Konstellationen, die aus Sicht der Lohnsteuer problematisch sind. Zum anderen sollten Unternehmen Vorkehrungen treffen, durch die sie auch bei einem unangemeldeten Besuch nichts zu befürchten haben.

Hierzu gehört insbesondere folgendes:

·         Lohnsteuerliche Stolperfallen erkennen und beseitigen:

Es gibt eine Vielzahl an unterschiedlichsten Szenarien, die mit Blick auf die Lohnsteuer schwierig sein können. Ein Prüfer kann schnell Unstimmigkeiten ausmachen oder auf Konstellationen stoßen, die für ihn ganz klar als geldwerte Vorteile zu werten sind.

Für das Unternehmen und auch für den betroffenen Arbeitnehmer kann dies wiederum empfindlich hohe Steuernachzahlungen zur Folge haben. Gerade wenn es um Themen wie beispielsweise Sonderzahlungen, Boni, Dienstwagenregelungen, Aushilfslöhne oder auch freie Mitarbeiter mit festem Engagement geht, sollte das Unternehmen sicherheitshalber immer Rücksprache mit dem Steuerberater halten.

·         Belege sammeln:

So manche Angabe bietet viel Spielraum für Interpretationen. Durch entsprechende Belege kann ein Unternehmen die Sachverhalte plausibel und nachvollziehbar erläutern und gleichzeitig kritischen Nachfragen den Wind aus den Segeln nehmen.

Das Unternehmen sollte deshalb Belege wie Protokolle, Quittungen, Korrespondenzen, Gutachten, Gesellschafterbeschlüsse und ähnliche Nachweise sammeln und den entsprechenden Lohn- oder Gehaltsunterlagen beilegen. 

Für eine optimierte Aufbewahrung sorgen:

Unternehmen sollten grundsätzlich sicherstellen, dass sämtliche Lohn- und Gehaltsunterlagen sowie alle Unterlagen, die in diesem Zusammenhang relevant sind, vollständig, sinnvoll und nachvollziehbar geordnet aufbewahrt werden. Kommt es zu einer Prüfung, müssen so die Unterlagen nicht erst mühsam zusammengesucht werden.

Gleichzeitig entfällt dadurch die Notwendigkeit, dass der Prüfer auch Zeitwertkonten, Reisekostenabrechnungen, Arbeitszeiterfassungen und andere Daten aus Vorsystemen genauer unter die Lupe nimmt.

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