Bewirtungskosten absetzen – Infos und Tipps

Bewirtungskosten absetzen – Infos und Tipps 

Geschäftsessen und Betriebsfeste sind und bleiben willkommene Gelegenheiten, um in einem angenehmen Rahmen geschäftliche Kontakte zu knüpfen und zu pflegen. Die Kosten für die Bewirtung der Geschäftspartner lassen sich zudem in der Steuererklärung geltend machen. 

Allerdings prüft das Finanzamt recht genau, ob es sich tatsächlich um einen beruflich bedingten Anlass handelte, ob die Kosten angemessen sind und ob die eingereichten Rechnungen den formalen Vorgaben entsprechen. Aber wer kann eigentlich was und wie als Bewirtungskosten absetzen? Und worauf gilt es zu achten?

Hier die wichtigsten Infos und Tipps dazu in der Übersicht: 

Was genau zählt zu den Bewirtungskosten?

Als Bewirtungskosten werden grundsätzlich alle Aufwendungen gewertet, die im Zusammenhang mit einer Bewirtung von Geschäftspartnern und Mitarbeitern anfallen. In erster Linie sind dies die Ausgaben für Speisen und Getränke. Aber auch Trinkgelder, Gebühren für die Garderobe, Kosten für ein Unterhaltungsprogramm und selbst Aufwendungen für Tabakwaren werden zu den Bewirtungskosten gezählt.

In welcher Höhe die Bewirtungskosten steuerlich geltend gemacht werden können, hängt von der Art der Bewirtungskosten ab:

·         Geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten sind Aufwendungen, die bei der Bewirtung von Geschäftspartnern entstehen. Von diesen Aufwendungen können 70 Prozent als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Fand das Geschäftsessen beispielsweise in einem Restaurant statt, müssen für die Angabe in der Steuerklärung somit von der Gaststättenrechnung pauschal 30 Prozent abgezogen werden.

·         Betrieblich veranlasste Bewirtungskosten entstehen bei der Bewirtung der eigenen Mitarbeiter. Diese Aufwendungen können in voller Höhe als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Für beide Arten der Bewirtungskosten gilt aber, dass sie angemessen sein müssen. Das Finanzamt prüft hierbei, ob die Ausgaben in der Höhe und in der Art angemessen sind. Die Höhe der Kosten ist meist wenig problematisch, denn es gibt keine bestimmten Beträge, die als Höchstgrenzen festgelegt sind. Bei der Art der Kosten ist das anders. Lädt ein Unternehmer seine Geschäftspartner oder Mitarbeiter beispielsweise in einen Nachtclub ein, wird das Finanzamt diese Aufwendungen in aller Regel als unangemessen zurückweisen. 

Wann entstehen Bewirtungskosten?

Im Grunde genommen liegt nahezu jeder geschäftlichen Besprechung auch ein geschäftlicher Anlass zugrunde. Deshalb können Bewirtungskosten grundsätzlich dann geltend gemacht werden, wenn die Bewirtung im Rahmen eines Treffens stattfand,

·         bei dem Geschäftspartner anwesend waren, zu denen eine Handelsbeziehung besteht.

·         bei dem Geschäfte gemacht oder Verträge geschlossen wurden.

·         das der Pflege von Geschäftsbeziehungen diente. Ob die Geschäftsbeziehung bereits bestand oder erst begründet werden wird, spielt dabei keine Rolle.

Zudem muss es sich bei den bewirteten Personen nicht zwingend um Handels- oder Geschäftspartner handeln. Auch Firmenbesucher, Journalisten, Betriebsprüfer und Mitarbeiter von Behörden gelten als Personen, bei denen geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten entstehen.

Gleiches gilt für Mitarbeiter, Assistenten, den Ehepartner und alle anderen Begleiter des Geschäftspartners, die an dem Treffen teilnehmen.Die Bewirtung von eigenen Arbeitnehmern, beispielsweise bei einer Betriebsfeier, ist nicht geschäftlich, sondern betrieblich veranlasst. Hier können die Bewirtungskosten für die eigenen Mitarbeiter, für deren Familienangehörige und für die Personen, die an der Betriebsveranstaltung mitwirken, abgesetzt werden.

Extra-Tipp:

Das Absetzen von Bewirtungskosten ist nicht nur Selbstständigen und Gewerbetreibenden vorbehalten. Auch Arbeitnehmer können Bewirtungskosten geltend machen. Aus Sicht des Finanzamts liegen nämlich dann Bewirtungskosten vor, wenn eine betriebsfremde Person bewirtet wird und diese Bewirtung dazu dient, Einnahmen zu erhalten, zu erzielen oder zu sichern. Ist ein solcher Zweck bei einem Arbeitnehmer gegeben, kann er die Bewirtungskosten als Werbungskosten absetzen.  

Wie müssen die Rechnungen aussehen, damit sie anerkannt werden?

Das Finanzamt akzeptiert Rechnungen über Bewirtungskosten grundsätzlich nur dann, wenn die Quittungen folgende Angaben enthalten:

·         Name und Anschrift des Leistungserbringers, also beispielsweise des Restaurants,

·         Datum, an dem die Bewirtung stattfand,

·         Rechnungsnummer, die fortlaufend ist und nur einmalig vergeben wurde,

·         Art, Umfang und Entgelte für die Leistungen, die in Anspruch genommen wurden,

·         Gesamtpreis für die erbrachten Leistungen als Rechnungsbetrag,

·         Umsatzsteuer, die auf den Rechnungsbetrag entfällt,

·         Steuernummer oder USt-ID-Nummer desjenigen, der die Rechnung ausgestellt hat.

In der Praxis gibt es hier meist keine Probleme, denn wenn die Quittung maschinell erstellt wird, werden die geforderten Angaben in aller Regel ohnehin automatisch aufgeführt. Sollte der Gastwirt nicht mit einer Registrierkasse oder dem Computer arbeiten, kann er auch einen handschriftlichen Beleg ausstellen. In diesem Fall ist es aber ratsam, auf der Rechnung zu vermerken, dass eine maschinell erstellte Quittung nicht möglich war.

Trinkgelder können ebenfalls als Bewirtungskosten abgesetzt werden. Auf einer maschinell erstellten Rechnung tauchen sie jedoch nicht auf, denn Trinkgelder sind zum einen eine freiwillige Leistung und zum anderen ist ein Trinkgeld nicht für den Gastwirt als Betrieb, sondern für die jeweilige Bedienung bestimmt. Für das Finanzamt reicht es deshalb aus, wenn auf der Quittung von Hand vermerkt und bestätigt ist, dass und wie viel Trinkgeld gegeben wurde. 

Was ist mit Bewirtungskosten bei Dienstreisen?

Werden auf einer Dienstreise Geschäftsfreunde bewirtet, können diese Aufwendungen ebenfalls als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Allerdings muss dann die eigene Verpflegungspauschale um 40 Prozent gekürzt werden.

Findet das Geschäftsessen im Ausland statt, werden die Bewirtungskosten anerkannt, wenn eine entsprechende Rechnung vorgelegt wird. Prinzipiell möchte das Finanzamt zwar auch hier eine maschinell erstellte Quittung sehen. Wenn jedoch glaubhaft gemacht werden kann, dass es nicht möglich war, eine formale Rechnung zu bekommen, begnügt sich das Finanzamt in aller Regel auch mit einem handschriftlichen Beleg des ausländischen Gastwirts.

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